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相信職場中，有許多人都經歷過一些華而不實的會議，占用著大把的工作時間，卻絲毫沒有達到效果，這些會議對組織的績效幾無價值，如同雞肋一般，讓人不禁產生疑問：”開會真的有必要么？”“如果有必要，如何才能使會議變得更高效呢？”

如果這也是你困擾已久的問題，希望今天這篇文章能夠給你帶來收獲。

團隊會議至關重要

互動和會議對于團隊運作來講至關重要。

事實上，有研究結果表明，即使開得很差的會議都比不開會強，因為團隊成員會在會前、會后，甚至會上以小范圍、非正式的渠道交換信息。

沒有定期的正式或非正式會議，重要的信息就會被阻塞，團隊成員就會對團隊的重點工作產生分歧，同時對其他團隊成員的看法和期望也會變得越來越不準確，與現實不符的假設和臆想則會不脛而走。

誤會和誤解會導致不協調和沖突，這反過來又會導致團隊效率低下。

缺乏充分的互動會導致不良的人際關系、消極的態度和彼此懷疑，而這些會給團隊運行帶來致命打擊。

那么，團隊成員應該多久會面一次呢？

有些團隊需要比其他團隊更經常地見面，而在同一個團隊里，一些團隊成員之間的會面也需要比其他團隊成員更加頻繁。

任務越復雜，團隊面臨的時間緊迫性越高，團隊會面就應該越頻繁。

團隊成員應該至少每月會面一次，以了解彼此的進展，并根據團隊的目標調整他們的活動。

至少每六個月，團隊應抽出時間（一天或兩天），來回顧和修改必要的目標，實現這些目標的戰略，以及決策過程中的溝通和參與。這種反思能夠預測團隊的創新性和有效性。

注意，這絕不是浪費時間，采取這種措施的團隊比其他團隊更富生產力和創新力。

雖說開得再差的會議也比完全不開會要好，但是，一場精心組織、圓滿召開的會議卻能創造出一種團隊效能感，并確保團隊一起高效地開展工作，以實現目標。

團隊會議的基本原則

國外有一項調分析了60個表現迥異的業務團隊的內部互動情況。

在那些表現好的團隊的會議上，積極的互動與消極的互動的比值為5.6。

對于表現中等的團隊，比值是1.9，對于表現不佳的團隊，這個比值就變成了0.363。

對于表現不佳的團隊，成員們幾乎花費了所有時間來宣揚自己的立場，而不是尋求有關他人立場的信息。

一個有效的團隊會議，每個人都要為下列事項負起責任：

團隊會議有效互動的關鍵

我們如何才能確保團隊會議的有效互動呢？

關鍵在于團隊會議如何主持。

1、會議前：明確會議議程

安排會議要有明確的議程，而且只討論議程上重要的項目，不要浪費時間去談論那些一定會發生的常規事項。

議程項目的選擇至關重要，在理想情況下，應該討論不超過6～7個團隊目標。

花費在議程以及議程排序上的時間越多，議程上的項目越少，會議就會越深入和富有成效。

以下是一些注意事項：

這一點看上去有點兒違反直覺，但事實卻是，當每個人都有機會對決策貢獻自己的想法時，會議幾乎總是更快開完。

確保每個人在會議期間做出貢獻，邀請你了解的具有專業知識的成員盡早發表意見，這樣可以引導討論的走向。

使用各種鼓勵討論的方法（結對討論和小組討論，然后匯報）。經常進行匯總。

同時，確保領導或其他人都無法占據主導地位。

3、會議決策：要當機立斷

一旦意見得到表達，觀點得到討論，就要當機立斷。

除非真的有必要，否則不要推遲做決定，也不要召開更多的分組討論會議。

投票絕對是最后的決策手段，除非實在沒有辦法，否則要盡量避免。

保持對會議的掌控，通過樂觀、友好、禮貌、熱情來維持一個積極的氣氛。

積極認可并感謝人們的付出。如果氣氛有失控的跡象，要及時進行休息。

回顧失敗的會議經歷，討論應該怎樣進行改進。

作者：邁克爾A.韋斯特

來源：管理的常識（ID:Guanlidechangshi）