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在訂單銷售循環流程中，包含向客戶報價、客戶信用額度審核、接受客戶訂單等多個步驟。而前后幾個步驟之間有著密切的邏輯關系。比如在接受客戶訂單之前，需要先向客戶進行報價。客戶同意這個產品的價格之后，再生成銷售訂單。在這個過程中，需要注意的是報價單和銷售訂單中的內容基本是一致的。因此，為了方便用戶的操作，就需要實現從報價單到銷售訂單的轉換過程。

1. 報價單轉換主要內容

    通過報價單轉換功能，用戶可以將報價單或者建議書（這針對項目管理而言）轉換為其他訂單的單據類型，如轉換為正式的銷售訂單等。如果需要維護、保留建議書或者報價單，那么使用這個流程能夠起到不錯的效果。

    在實際工作中，這個作業可能主要用在以下幾個場合。

    一是在產品價格上下浮動比較大的企業，他們要求在客戶下訂單之前需要先確認價格。即需要先由報價單，客戶同意之后再下正式訂單。為了讓這個過程在系統中體現出來，就需要在系統中有一個報價的動作。無論客戶是否最終接受這個價格，在系統總都有報價的記錄。在后續的數據分析與業績考核中，也可以分析報價的成功率。這對于企業決策者的決策具有很大的幫助。

    二是報價單做為模板使用。有些接單型生產的企業，可能客戶的產品比較固定。如筆者遇到過一家企業，他們的客戶平均每個月下兩到三次訂單，而且每次訂單的產品種類多達100多個。如果每次接到訂單都到系統中下單，顯然比較麻煩。遇到這種需求的話，就可以將報價單做為模板來使用。如將這個客戶的產品都錄在報價單中，數量與價格可以不錄。然后每次下訂單時，用戶只需要從報價單轉換為銷售訂單，然后更新訂單數量即可。如果有個別產品要調整的話，再在銷售訂單中進行調整即可。這么操作，就可以大幅度的降低工作量。

    可見，報價單轉換作業，在實際工作中的用處還是蠻大的。如果有上述需求的企業，在ERP選型時就需要特別注意，需要確認所選擇的ERP系統是否有這方面的功能，以及在功能上是否完善。

2. 報價單轉換設計事項

    如上圖所示，就是報價單轉換的主要界面。筆者就以這個界面為基礎，給大家分析一下，這個功能開發時需要注意的內容。

    一是生成新的訂單后對原有報價單的處理。有些企業他們的報價是一對一的。如原材料市場價格波動比較利害，每次客戶下訂單時價格都有變動。也就是說價格的有效期比較短。這種情況下，一次報價往往只能夠適合一筆銷售訂單。也就是說，報價單與銷售訂單是一對一的關系。此時報價單轉換為銷售訂單之后，原有的報價單就無法再使用。為了實現這個控制，在報價單轉換作業中，就需要有一個"關閉單據"的功能。這個功能的主要用途就是在轉換完成之后，就將原有的報價單關閉掉。如此的話，在后續作業中就無法再通過這張單據轉換為銷售訂單。不過需要注意的是，并不是所有企業都是這種情況。如上面筆者談到，報價單還可以作為模板使用。此時報價單就在一段時間內長期有效。可見，不同的企業對于這方面有不同的要求，而且有時候即使是同一家企業也可能有不同的需求。為此比較靈活的一個設計就是在單據轉換的過程中，設置一個開關。如上圖所示的"關閉單據"開關。用戶在使用這個作業時，可以根據自己的情況來選擇是否關閉報價單。

    二是轉換后的銷售訂單狀態的控制。即報價單轉換為銷售訂單后，銷售訂單的狀態是"草案"還是"審核"。根據不同的企業，這方面也有不同的需求。如有些企業在價格方面控制的比較嚴格。市場部門跟客戶報完價之后，業務人員只能夠根據報價單上的數量與價格下單（可能考慮到有數量折扣的問題）。此時就不允許業務人員更改銷售訂單。那么此時轉換后的狀態就是審核。相反，如果轉換后，還允許銷售人員更改訂單的數量等內容。此時轉換后的銷售訂單狀態就是"草案"。可見，不同的用戶在這方面可能有不同的要求。為此也可以通過設置開關來解決。不過需要注意的是，這與上面的"關閉單據"開關有所不同。這個開關的控制權限應該是事先定好的，而不是在單據操作中確認。即根據企業的操作流程，是否允許業務員更改銷售訂單，應該已經事先有明確的說明。為此這個開關主要是在系統的基本信息設置處進行設置。用戶在操作過程中，不能夠決定銷售訂單的狀態。在ERP系統開發時，這是比較容易出錯的地方。

    三是轉換后銷售訂單的單據類型。如最基本的企業的銷售訂單，會有預付訂單、賒銷訂單和普通訂單三種。這三種不同的訂單類型分別有不同的控制流程。如預付訂單，要求客戶先付款再安排生產。賒銷訂單則會給客戶一定的信用期。而普通訂單則是用戶一手交錢一手交貨，或者說是先付款后交貨（注意與預付訂單的區別，預付訂單一般為先付款后安排生產）。根據報價單轉換為銷售訂單后，采用的是哪一種單據類型呢？一般情況下，轉換后銷售訂單的有關信息是不能夠再更改的。為此在轉換的作業中，就需要先定義清楚。然后再后續操作中，才會根據不同的單據類型，選擇不同的控制流程。為了滿足不同企業用戶的需求，筆者建議是在轉換的過程中，讓用戶自己去選擇所需要的單據類別。這可能會更加的靈活。

    四是對報價單的控制。即滿足什么條件的報價單能夠轉換為銷售訂單呢？畢竟報價單也有一個審批的過程。一個基本的原則，就是審批完成之前的報價單，不能夠轉換為銷售訂單。另外企業的報價往往會有一個有效期。如給客戶的報價上會注明，報價單在什么時間內有效。超過這個時間時，會有另外一個價格。從系統的角度考慮，失效的報價單就不能夠在轉換為銷售訂單。為此在報價單上需要做一些控制。一是報價單的審核控制，只有審核后的報價單，才能夠在這個作業中顯示。二是有效期的控制。在報價單上有一個有效期，當超過這個有效期之后報價單會自動失效。三是手工關閉報價單。當遇到一些比較特殊的情況，如報價單與銷售訂單是一一對應的，此時每生成一張銷售訂單后，報價單就會自動失效。在報價單上有這個狀態的控制，然后在運行這個報價單轉換作業時，可以設置一個過濾條件，將不滿足條件的報價單過濾掉。這可以提高這個作業的安全性。

    五是需要注意報價單適用的范圍。即報價單是對所有客戶都適用，還是為某個客戶量身定制的。如果報價單是針對某個特定客戶的，那么就需要注意對報價單的過濾。因為企業會對客戶進行評級，然后會根據評級的內容給與不同的價格。有時候也會根據數量的不同給與客戶不同的價格。當然這些內容對于客戶來說都是保密的。如果在報價單轉換的時候，到時候搞錯了，那么就會出亂子。為此如果報價單是針對特定客戶的，在設計這個功能時，就需要特別的注意。如針對特定客戶，那么在生成的銷售訂單中就應該直接有這個客戶的信息，而且客戶的名字不能夠更改。這些細節的控制非常的重要，因為關系到交易的安全性。

該文章在 2010/8/25 14:41:37 編輯過