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作為 IT 技術(shù)人員或者系統(tǒng)分析員，要幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，首先須要了解一個(gè)公司的日常財(cái)務(wù)工作是如何開展的，具體操作有哪些，同時(shí)了解公司相關(guān)業(yè)務(wù)跟財(cái)務(wù)之間的關(guān)系，才能進(jìn)一步以此為基礎(chǔ)作出明確的需求分析和系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。所以本文將按如下目錄逐步講解相關(guān)概念和實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的過程。

目錄

一、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)如何手工做賬？

二、什么是財(cái)務(wù)系統(tǒng)？

三、什么是業(yè)務(wù)系統(tǒng)？

四、業(yè)財(cái)一體化要解決什么問題？

五、點(diǎn)晴ERP系統(tǒng)業(yè)財(cái)一體化有何特色？

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)如何手工做賬？

沒有財(cái)務(wù)系統(tǒng)（軟件）時(shí)公司會(huì)計(jì)用手工記賬，流程包括：

1. 建立總賬；首先建立賬簿，登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)計(jì)入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。如【圖 1-1】：

2. 建立銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬；如【圖 1-2】：

3. 建立各明細(xì)分類賬；
應(yīng)收賬款；其他應(yīng)收款；預(yù)付賬款；存貨（包括原材料、輔助材料、周轉(zhuǎn)材料、庫存商品、在產(chǎn)品等），固定資產(chǎn)（含累計(jì)折舊）；短期借款；應(yīng)付賬款；其他應(yīng)付款；應(yīng)交稅費(fèi)等。如【圖 1-3】：

4. 填制記賬憑證；根據(jù)原始憑證登記記賬憑證，再根據(jù)收款憑證和付款憑證登記銀行存款日記賬和庫存現(xiàn)金日記賬。如【圖 1-4】：

5. 將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，按明細(xì)分類在對(duì)應(yīng)賬戶的本期發(fā)生額登記各分類賬，并結(jié)出余額；如【圖 1-5】：

6. 將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，按匯總的金額分別登記相對(duì)應(yīng)賬戶的本期發(fā)生額，結(jié)出余額，即 科目匯總表。即完成了賬套的初始化（建賬）。如【圖 1-6】：

7. 試算平衡、記完總賬進(jìn)行對(duì)賬和結(jié)賬。

8. 編制財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。

由上可知，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核心工作目標(biāo)就是周期性（按月、季度、年）地產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）。

二、什么是財(cái)務(wù)系統(tǒng)？

財(cái)務(wù)系統(tǒng)是提供給財(cái)會(huì)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的操作系統(tǒng)， 以替代或幫助其完成核心的財(cái)務(wù)工作目標(biāo)，通常包括以下模塊：

1. 選擇會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，新建賬套。

2. 初始化：設(shè)置科目、設(shè)置科目初始余額，保證試算平衡（即手記賬時(shí)初始的總賬）、設(shè)置憑證字、設(shè)置幣別等。

3. 憑證：憑證錄入、查詢、匯總；憑證錄入即手記賬（4）的根據(jù)原始憑證登記記賬憑證；憑證錄入時(shí)可選擇憑證字，來區(qū)分收款憑證，付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，數(shù)量憑證，外幣憑證等。 4.賬簿：根據(jù)科目初始余額和憑證，自動(dòng)生成賬簿：總賬，明細(xì)賬，現(xiàn)金日記賬，銀行日記賬，數(shù)量賬，往來賬、多欄賬等。

4. 科目余額表：自動(dòng)生成科目余額表，即手記賬（6）科目匯總表。

5. 結(jié)賬：結(jié)轉(zhuǎn)損益。

6. 報(bào)表：設(shè)置報(bào)表公式，生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表。

財(cái)務(wù)軟件 - 憑證錄入界面【圖 2-1】

相比于手工記賬，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將紙質(zhì)化搬到了電腦上，替代大部分人工核算工作，提高了效率、準(zhǔn)確度。區(qū)別如下表：

由此可見，會(huì)計(jì)使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)后，主要的工作量在于【憑證錄入】。其它賬簿、報(bào)表基本都是自動(dòng)生成，快速且準(zhǔn)確。在整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，【憑證錄入】是最關(guān)鍵的部分。

三、什么是業(yè)務(wù)系統(tǒng)？

業(yè)務(wù)系統(tǒng)即進(jìn)行業(yè)務(wù)管理的信息系統(tǒng)。如下圖，點(diǎn)晴ERP企業(yè)資源管理系統(tǒng)【圖 3-1】：

常見的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有：

1. 流程管理（請(qǐng)假、報(bào)銷、審批、考勤）

2. 客戶管理（跟進(jìn)、拜訪、留存、合同）

3. 供應(yīng)鏈和企業(yè)制造ERP（采購、合同、生產(chǎn)）

4. 訂單管理（上下架、庫存、下單）

5. 倉庫管理（入庫、出庫、調(diào)撥）

6. 固定資產(chǎn)管理（領(lǐng)用、退還、盤點(diǎn)、出借） 等等。

四、業(yè)財(cái)一體化要解決什么問題？

沒有業(yè)財(cái)一體化時(shí)，一個(gè)公司的業(yè)務(wù)員和會(huì)計(jì)是這樣工作的，如【圖 4-1】：

在上圖中，采購（銷售）人員采購（銷售）完成后，將數(shù)據(jù)錄入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；會(huì)計(jì)拿到原始憑證（采購、銷售憑證后），將憑證錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。 此時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是獨(dú)立的，財(cái)會(huì)人員的工作即是：

1. 首先需要按照規(guī)則將業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)嚴(yán)格對(duì)應(yīng)的科目。

2. 手工錄入憑證。

由此兩步操作可見，當(dāng)一個(gè)公司日常的業(yè)務(wù)憑證量非常大時(shí)（比如一所上萬人的全日制普通高校，一年的憑證數(shù)量在1000萬以上），此兩步操作效率低且容易出錯(cuò)。另外會(huì)計(jì)無法對(duì)于已經(jīng)錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的科目，反向跟蹤業(yè)務(wù)發(fā)生源頭，進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)分析，控制業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

有業(yè)財(cái)一體化時(shí)，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的工作，如【圖 4-2】：

在上圖中，采購（銷售）人員采購（銷售）完成后，將數(shù)據(jù)錄入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)自動(dòng)生成憑證，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中；財(cái)務(wù)不需要手動(dòng)轉(zhuǎn)化原始憑證并錄入。

業(yè)財(cái)一體化，即系統(tǒng)將公司各類業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)打通實(shí)現(xiàn) 記賬自動(dòng)化，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)（憑證）信息，提高信息錄入效率，降低差錯(cuò)率，增強(qiáng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)分析和管控能力。業(yè)財(cái)一體化除了解放原來財(cái)務(wù)人員相關(guān)機(jī)械工作的同時(shí)，也對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求。業(yè)財(cái)一體化中，財(cái)務(wù)人員不再是簡單的等著收單據(jù)和日常的財(cái)務(wù)記賬工作，而是和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度增強(qiáng)，跟蹤和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。把財(cái)務(wù)管理工作往前端移，把事后監(jiān)督改成事前事中管控。管理層可以隨時(shí)查看業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提升決策效率。由此產(chǎn)生出新的崗位管理會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)BP崗位等等。比如，一個(gè)管理會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)車間低值易耗品節(jié)約項(xiàng)目。可以通過分析賬簿和報(bào)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)生成環(huán)節(jié)的成本問題，下車間跟班組長討論采購策略、標(biāo)準(zhǔn)消耗，領(lǐng)用流程，管控方法和節(jié)約方案。提出優(yōu)化方案，指導(dǎo)業(yè)務(wù)改進(jìn)。

業(yè)財(cái)一體化的難點(diǎn)

由于業(yè)務(wù)種類繁多，即便是同樣的業(yè)務(wù)，不同的公司，也會(huì)因?yàn)樯舷挛那榫安煌鞒虉?zhí)行不同，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不同。所以，業(yè)務(wù)系統(tǒng)很難像財(cái)務(wù)系統(tǒng)一樣，有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。進(jìn)而業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化也很難有一種標(biāo)準(zhǔn)化的方式實(shí)現(xiàn)。而要定制化實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，周期長，風(fēng)險(xiǎn)大，執(zhí)行難，其成本往往會(huì)大大高于純?nèi)斯び涃~成本。

業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵點(diǎn)

業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵在于，明確各種業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，以及在業(yè)務(wù)發(fā)生后（如銷售收款），在適當(dāng)時(shí)機(jī)自動(dòng)生成一張包含此業(yè)務(wù)科目的憑證。這樣業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就及時(shí)同步到了財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。而明確業(yè)務(wù)和憑證（科目）的對(duì)應(yīng)關(guān)系，建立在財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)足夠熟悉的基礎(chǔ)上。

五、點(diǎn)晴ERP系統(tǒng)業(yè)財(cái)一體化特色

點(diǎn)晴ERP企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)提供了完整的業(yè)財(cái)一體化管理功能：

功能特點(diǎn)：送貨單、入庫單、生產(chǎn)工單等各種單據(jù)自動(dòng)過賬到財(cái)務(wù)模塊自動(dòng)生成相應(yīng)憑證，無需人工手工二次錄入憑證。進(jìn)行成本核算后，自動(dòng)匯入總賬模塊，自動(dòng)生成資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表、損益表、科目余額表等多種財(cái)務(wù)報(bào)表，滿足財(cái)務(wù)報(bào)稅及內(nèi)部財(cái)務(wù)管理需求。

設(shè)計(jì)理念：將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程：業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程、管理流程有機(jī)融合，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，減輕財(cái)務(wù)人員的重復(fù)勞動(dòng)，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)的控制職能，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，加強(qiáng)業(yè)務(wù)反饋及時(shí)性，提供業(yè)務(wù)線索可溯性。相比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作方式，數(shù)字化后的財(cái)務(wù)工作方式將會(huì)從原來以記賬、報(bào)告為主的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下賦能管理會(huì)計(jì)執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)功能，利用數(shù)字技術(shù)創(chuàng)建完全整合、靈活且敏捷的運(yùn)營環(huán)境；而且，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)也將能夠通過更加直觀的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)洞察企業(yè)變化和競爭危險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)獲得持續(xù)增長的途徑。

特別說明：沒有財(cái)務(wù)成本核算和總賬管理功能的系統(tǒng)一定不是ERP系統(tǒng)！市面上很多只有簡單進(jìn)銷存功能或簡單產(chǎn)供銷功能的管理軟件，根本就沒有物料成本核算和財(cái)務(wù)總賬功能，卻忽悠客戶、渾水摸魚，虛報(bào)高價(jià)冒充ERP系統(tǒng)進(jìn)行推廣和銷售。使用單位因?yàn)椴涣私釫RP系統(tǒng)相關(guān)常識(shí)，上線后才發(fā)現(xiàn)沒有財(cái)務(wù)管理功能，而且缺少很多財(cái)務(wù)管理中的必要信息，導(dǎo)致無法與其他財(cái)務(wù)系統(tǒng)互通而后悔莫及。