8種手段快速提高項目交付的速度
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fangfang
2023年9月20日 12:25
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 ：8種手段快速提高項目交付的速度 項目完成和項目成功地完成是兩個不同的概念。作為一個專業(yè)的項目管理人員，需要確保項目盡可能地輸出好的成果，這個成果除了達(dá)到基本的質(zhì)量要求之外，還需要達(dá)到內(nèi)外部客戶的要求，只有這樣才能算是真正成功的項目交付。 如果在項目還沒有正式開始之前，項目經(jīng)理就已經(jīng)知道項目的時間限制，那么可以提前做好項目的準(zhǔn)備工作。特別是對于項目需要交付的內(nèi)容做好提前規(guī)劃，對于確定性的工作形成合適的規(guī)劃，對于不確定的部分提前做好變化應(yīng)對。一旦不確定性的工作確定下來，可以節(jié)省項目前期規(guī)劃的時間，加快整個項目的交付進(jìn)度。1. 提前組建項目團(tuán)隊,盡早進(jìn)入工作狀態(tài)。2. 與客戶進(jìn)行需求交流,盡早確定需求范圍和優(yōu)先級。3. 對確定的需求提前進(jìn)行設(shè)計和規(guī)劃。4. 將確定的設(shè)計轉(zhuǎn)換為項目任務(wù)和工作包,形成初步的項目計劃。5. 對不確定需求,提前制定假設(shè)和方案,待確定后快速推進(jìn)。6. 提前準(zhǔn)備技術(shù)方案,評估不同方案的可行性。7. 預(yù)先確定供應(yīng)商,簽訂合同,準(zhǔn)備材料。8. 制定項目進(jìn)度表、資源計劃,確定項目范圍。9. 提前測試相關(guān)工具、環(huán)境,確?？捎眯?。10. 制定風(fēng)險管理策略,識別可能的風(fēng)險因素。項目經(jīng)理可以與項目發(fā)起人一起商量這個項目究竟能砍掉些什么，哪些可選的要求能夠取消，將范圍縮小到實際可以實現(xiàn)的交付工作量。通過這種方式可以去掉不能為實現(xiàn)項目主要目標(biāo)增值的任務(wù)，也就是意味著縮小項目的范圍，從而減少交付工時，加快項目完成進(jìn)度。
2. 對次要需求進(jìn)行價值分析,評估其實施的優(yōu)先級。3. 制定不同的交付方案,包含次要需求的全量和簡化版本。4. 估算各方案的交付進(jìn)度,與客戶討論不同方案的業(yè)務(wù)影響。5. 根據(jù)客戶的意見,確定移除或簡化的次要需求。6. 更新需求文檔,移除或標(biāo)記出簡化處理的需求。8. 調(diào)整資源分配,將精力集中在核心需求的交付上。 不要總是以為項目的發(fā)起人對項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量都關(guān)注，他們可能只會關(guān)注其中的某一個方面。項目經(jīng)理要管理項目關(guān)鍵利益相關(guān)者的期望，一定要找出對方最為關(guān)注的點。這是非常重要的一件事，這樣一旦項目中出現(xiàn)沖突的時候，項目經(jīng)理可以做出一定的取舍。如果重點關(guān)注質(zhì)量，并想要提前交付完成，那就可以在保證質(zhì)量的前提下要求增加資源。1. 與項目發(fā)起人和關(guān)鍵利益相關(guān)方進(jìn)行充分溝通,理解各方的需求和期望。2. 制定項目三角管理框架,評估客戶對成本、進(jìn)度、質(zhì)量、范圍各方面的關(guān)注點。3. 對客戶進(jìn)行需求調(diào)研和訪談,確認(rèn)關(guān)鍵的期望指標(biāo)。4. 構(gòu)建項目目標(biāo)體系,確定客戶的主要關(guān)注點,如質(zhì)量或交付時間。5. 根據(jù)主要關(guān)注點設(shè)定項目進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo),形成項目章程。6. 進(jìn)行風(fēng)險分析,識別可能影響關(guān)鍵關(guān)注點的風(fēng)險因素。7. 制定風(fēng)險緩解策略,保證達(dá)成客戶關(guān)鍵預(yù)期。8. 與客戶持續(xù)溝通,明確范圍變更對預(yù)期的影響。9. 在項目執(zhí)行中優(yōu)先保證客戶關(guān)鍵關(guān)注點,做出必要權(quán)衡和取舍。10. 不斷確認(rèn)客戶的關(guān)注點,及時調(diào)整項目目標(biāo)。項目經(jīng)理可以對項目中的各項任務(wù)進(jìn)行審核和分析，看看哪些工作可以早點啟動，哪些工作需要和其他任務(wù)一并執(zhí)行。項目經(jīng)理需要同時注意資源管理，因為你無法安排同一個人同時執(zhí)行兩項任務(wù)，如果確實增加了工作量，那就需要引進(jìn)更多的人來幫助你進(jìn)行任務(wù)管理。1. 分析任務(wù)依賴關(guān)系,識別可以并行執(zhí)行的任務(wù)。
2. 對獨立任務(wù)進(jìn)行資源評估,確定可以增加的并行工作量。
3. 根據(jù)關(guān)鍵路徑,優(yōu)先使關(guān)鍵任務(wù)盡早開始。
4. 對冗余資源較充裕的任務(wù)適當(dāng)提前啟動。
5. 重新制定資源計劃,擴充項目團(tuán)隊,提供并行任務(wù)所需資源。
6. 制定多團(tuán)隊協(xié)作機制,加強溝通和協(xié)調(diào)。
7. 監(jiān)控各并行任務(wù)的進(jìn)展,必要時進(jìn)行資源調(diào)配。
8. 合理安排任務(wù)優(yōu)先級,平衡資源使用。
9. 加強項目整體計劃和風(fēng)險管理。
10. 避免過度并行增加項目管理復(fù)雜度。 許多報告和研究表明，在項目中不斷從一個任務(wù)轉(zhuǎn)向另一個任務(wù)是一種不切實際的工作方式，而且這種方式反而會讓工作效率變得更低。項目經(jīng)理需要確保項目團(tuán)隊成員每天留出專用的時間專注于某一個任務(wù)，這樣他們才能更好地完成工作，更少地分心，更有可能在截止期限前完成任務(wù)。
1. 制定項目工作規(guī)范,建立不間斷工作時間段,減少隨機任務(wù)切換。2. 對團(tuán)隊成員的工作時間進(jìn)行合理規(guī)劃,留出至少2-3小時的專注工作區(qū)間。3. 在專注區(qū)間內(nèi),關(guān)閉通訊工具,減少外部干擾。4. 制定個人工作計劃表,按優(yōu)先級專注于一項任務(wù),避免跳躍作業(yè)。5. 優(yōu)化工作環(huán)境,減少外界干擾源。6. 建立時間管理意識,記錄每個工作區(qū)間的產(chǎn)出。7. 跟蹤工作進(jìn)度,衡量多專注工作的效果提升。8. 培養(yǎng)團(tuán)隊自律習(xí)慣,鼓勵單項任務(wù)深度完成。10. 不斷優(yōu)化多任務(wù)問題,提升團(tuán)隊效率。項目中各項任務(wù)之間的依賴關(guān)系在調(diào)度中非常重要，而且往往是項目計劃中的關(guān)鍵組成部分，也意味著項目任務(wù)必須按照順序進(jìn)行。但是，實際的項目交付并非一成不變地按照項目經(jīng)理制訂的計劃來進(jìn)行。這個時候，項目經(jīng)理要檢查所有的依賴關(guān)系，看看哪些是必需的，哪些是需要去除的。大多數(shù)情況下都能發(fā)現(xiàn)一些可以改變和優(yōu)化的地方。1. 清理任務(wù)之間不必要的依賴關(guān)系,識別可以同時進(jìn)行的任務(wù)。2. 對依賴關(guān)系進(jìn)行質(zhì)疑和驗證,確定必須依賴的關(guān)鍵任務(wù)鏈。3. 采用方法設(shè)計、敏捷開發(fā)等,使任務(wù)模塊更加獨立。4. 明確依賴關(guān)系中的關(guān)鍵路徑任務(wù),縮短其時長。5. 對冗余依賴任務(wù)進(jìn)行重構(gòu)、優(yōu)化或外包。6. 增加資源投入,使依賴任務(wù)可以并行推進(jìn)。7. 引入新的技術(shù)或方法,簡化任務(wù)流程,減少依賴。8. 加強溝通協(xié)作,使信息流通,及時消除依賴。9. 監(jiān)控依賴關(guān)系變化,及時更新項目計劃。很多時候，過于保守地執(zhí)行計劃會導(dǎo)致項目進(jìn)度緩慢。如果出現(xiàn)這種情況，為了更快地交付，項目經(jīng)理可以嘗試做出一些改變而不是墨守成規(guī)。項目本身的存在即是一種風(fēng)險，項目經(jīng)理不應(yīng)該簡單地避免風(fēng)險，而是要學(xué)會管理風(fēng)險，需要查看項目規(guī)劃階段時的假設(shè)，看看能否通過一些假設(shè)來推動項目進(jìn)度。1. 識別項目進(jìn)展緩慢的領(lǐng)域,尋找可采取的風(fēng)險。2. 對增加進(jìn)行成本效益分析,評估收益和代價。3. 優(yōu)先選擇對項目進(jìn)度影響顯著、風(fēng)險較可控的方案。4. 制定風(fēng)險緩解和應(yīng)急策略,做好風(fēng)險管理。6. 與團(tuán)隊和利益相關(guān)方溝通,獲取支持。7. 監(jiān)控風(fēng)險狀況,根據(jù)需要及時調(diào)整策略。8. 加強數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,衡量風(fēng)險的成效。9. 記錄風(fēng)險管理過程,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。項目經(jīng)理可以對工作量和要求進(jìn)行優(yōu)先級排序，將低優(yōu)先級的工作或項目延后，提前完成項目中的高優(yōu)先級部分。1. 明確項目關(guān)鍵路徑和里程碑節(jié)點。2. 根據(jù)客戶需求與項目目標(biāo),確定各項任務(wù)的優(yōu)先級。3. 制定優(yōu)先級評估矩陣,評分確定任務(wù)順序。4. 優(yōu)先安排關(guān)鍵路徑和高優(yōu)先級任務(wù)所需資源。5. 優(yōu)化資源計劃,將非關(guān)鍵任務(wù)適當(dāng)推遲。6. 對低優(yōu)先任務(wù)簡化要求,減少工作量。7. 提前完成高優(yōu)先級任務(wù),為后續(xù)任務(wù)創(chuàng)造緩沖。8. 與客戶溝通,獲取對優(yōu)先級的確認(rèn)。9. 監(jiān)控進(jìn)展情況,必要時調(diào)整任務(wù)優(yōu)先級。10. 持續(xù)總結(jié)和改進(jìn)優(yōu)先排序的決策機制。
該文章在 2023/9/20 12:26:00 編輯過
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