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費用報銷的審核是財務部門日常的重要工作之一，也是財務管理中對于企業風險控制的關鍵環節。費用報銷中涉及的費用種類多種多樣，審核的事項不復雜但瑣碎，雖然大部分企業都使用OA等系統流程對費用報銷加以控制，但在審批過程中依然會出現各種問題影響財務審核的效率。

我們可以將財務在費用報銷審核中需要關注的要點劃分為五大類，依據不同的類別來把握關鍵，這樣可以有效提升審核工作的效率，一定程度上可以緩解財務部門與其他部門之間的矛盾，同時能夠降低企業的相關風險。

要點一：費用報銷人提供信息的真實性

費用報銷流程的起點是有報銷人填寫信息、提交資料后發起流程，然后各環節的審批人針對提交的信息資料進行審核，審核無誤后由財務部門進行報銷，將相應款項支付給報銷人。財務部門進行費用報銷審核，即是對報銷人提交信息的審核，那么首先就需要確保信息的真實性。

對于信息資料真實性的審核，可以分為兩個層面，第一層面就是信息資料本身的真實性。費用報銷流程中，最常見的報銷資料就是發票，報銷人會將發票掃描件上傳作為附件，同時也會將票據原件遞交到財務部。財務部負責費用報銷審批的人員，需要核實發票的真實性，查看發票上的字跡是否清晰、字體大小是否一致、是否出現印刷錯位等問題。特別是對于部分大額發票以及報銷差旅費提交的外省發票，需要在對應地區的稅務局網站驗證其真偽，如果確定為假發票，財務部有權拒絕報銷，并將假發票退還給報銷人。

審核的第二層面就是費用報銷所對應的業務發生的真實性。發票顯示的開票項目與報銷申請提交的原因是否一致？差旅提交的住宿費發票顯示的地區與報銷人的出差地點是否一致？開票時間是否在出差時間范圍內？機票、高鐵票上顯示的姓名是否與報銷人一致？想要確保業務的真實性，就需要報銷人提交的信息資料能夠形成完整的證據鏈條，來證明業務行為的確實發生。

例如某部門需要一個移動硬盤，自行購買后申請費用報銷。財務部在審核時，單憑一張發票能夠確認購買硬盤這個行為嗎？如果再加上網購平臺的訂單信息呢？訂單加發票肯定比單獨的一張發票更具有證明力。這就是為何有些企業在各部門申請餐飲招待費報銷時，需要報銷人提交點餐單據等作為附件方可審批，目的都是為了能夠獲取更多的證據來佐證業務的真實性，確保企業不遭受額外的損失。

要點二：費用報銷信息的準確性

首先需要檢查提交的費用報銷的金額準確性。發票顯示的各項明細金額與加總合計金額是否一致？提交的報銷流程中顯示的各項費用合計與發票金額合計是否一致？如果不一致，發票金額可以高于提交報銷的金額，但不能低于報銷金額。提交流程的各項費用明細金額是否與發票能夠對應，例如提交報銷共計600元，其中交通費200元，招待費400元，提交的發票合計總額與報銷金額一致，但其中交通費發票100元，招待費發票500元，這種情況就無法通過準確性的核驗。

其次需要考慮發票類別的準確性，按照費用報銷的類別，是否提交了相對應的增值稅專用發票或普通發票？企業規定采購辦公用品需要對方開具增值稅專用發票，但報銷人卻提交的增值稅普通發票；招待客戶用餐的餐費，報銷人提交增值稅專用發票，這類情況都屬于發票類別不準確，需要與報銷人溝通了解原因，及時協調進行換票處理。如發票后附有明細清單，清單是從發票系統中打印還是其他方式提供，也會影響對于準確性的判斷。

最后還需要考慮費用報銷所對應的部門、業務線、客戶、項目等，為滿足企業內部管理需要而進行的劃分的準確性。費用報銷流程中所對應的部門、項目等信息的準確，會影響財務核算的精細度和準確性，提交報銷時胡亂填寫這些信息，會導致財務數據出現偏差，影響后續的財務分析和預算管理工作，也會導致管理層對各部門的工作結果評價出現偏離，影響績效考核結果。

如果企業采用OA等系統進行費用報銷流程的控制，需要在系統中維護部門、業務、產品、客戶、項目等基礎信息，同時需要關注這些信息的更新以及跨系統信息的一致性。避免出現OA系統中的部門名稱、客戶名稱、項目名稱等與合同管理、CRM、財務系統等不一致的情況，減少數據核對所浪費的時間，提高工作效率。

要點三：費用報銷額度是否在標準內

對于報銷金額的衡量標準并不是唯一的，根據報銷費用類別的不同，這個標準可能是這類費用對應的季度、年度或者項目預算金額，也可能是費用報銷制度中按照職位、職級設定的額度。

例如差旅住宿費的報銷，在相關制度中對于不同級別員工能夠享受的不同規模城市的住宿費額度有規定，那么財務部在審批時就需要按照規定對提交的住宿費進行審核，對超出額度的部分不予報銷；日常辦公用品的采購，企業并沒有按照員工級別規定額度，而是制定了部門預算，按照季度進行控制，那么在審核時就需要計算當季已經使用的額度，用來判斷此筆費用是否超預算、能否報銷。

部分企業可能會在一些平臺設立企業賬號，然后將員工納入到企業中進行使用額度分配，例如企業滴滴就可以按照員工設定每月不同的打車費額度。這種情況下，財務部省去了審核每筆交通費報銷的時間，但每月需要對當月企業賬號額度的使用情況進行審核，避免有員工利用企業資源來處理私人事項，造成企業資源浪費，增加成本負擔。

如果在審核時發現報銷額度超出標準，但報銷人又能夠提出正當理由，例如簽訂大客戶為企業帶來額外收入、處理突發的訴訟、公關事件等，這類費用雖然屬于額外支出但又無法避免，所以需要進行超預算或超額度審批。可以在費用報銷制度中設定相關超額審批流程，需要報銷人提供附件證據證明費用支出的必要性，同時設定一定層級的管理層進行特批，財務部方可審批同意。

要點四：報銷單據的時效性

費用報銷提交的時間并非由財務部控制，而是取決于報銷人何時提起流程。這就產生了一個重大問題：報銷單據的時效性無法保證。

假如一個銷售人員忙于客戶的拓展與對接，無暇顧及報銷事項，等到自己墊付費用太多時，才想起整理票據提起報銷流程。財務部在審核時發現提交的單據中，有很多是幾個月前的發票，意味著前幾個月的會計核算數據出現缺失，很多已經發生的費用并沒有體現在財務數據中，影響財務分析的結果以及對預算執行情況的評價。當這種拖延報銷的情況發生在跨年時期，會連續影響兩個年度財務數據的準確性，增加財務風險。

也有企業允許部分崗位的員工向企業支取備用金，或在項目執行的過程中申請小額借款用于項目的零星支出，財務人員需要跟蹤這部分備用金的歸還與借款的清償，避免拖延導致單據喪失時效性。

還有一些企業，會要求員工在平時積攢一些發票，用于報銷沖抵部分薪資獎金，或者在企業利潤較高時用于沖減利潤。我們先拋開這種行為是否符合企業經營和財務的合規性不談，但從單據時效性方面就無法進行控制。如果是為了調節利潤，那么這些發票大概率會在年末最后一個進度進行報銷，積攢的發票可能包括本年一季度甚至上年度的，這種行為會大大增加企業的稅務風險。

控制時效性一方面需要強化企業財務管理制度的執行，另一方面也需要財務人員從數據分析入手，檢查費用數據的異常變化，提示相關風險。

要點五：審批流程的連貫性

在費用報銷的審批流程中，財務部的位置靠近流程的末端，通常會先經過報銷人所在部門的各層級領導審批，然后需要費用歸口管理部門審批，之后流程才會到財務部。所以在進行審批時，需要檢查前置環節的人員是否已經審批完畢，各審批環節對于此項報銷的意見為何？是否有人在審批意見中提出問題？

企業會在系統中設定相應的審批流程以及審批人，但對于一些特殊情況，可能需要手工選擇人員進行加簽審批。例如A部門采購一臺設備，與B部門約定共用，這樣設備的采購費用就需要分攤到兩個部門進行核算，但A部門人員提起報銷流程，只需要經過A部門負責人以及設備管理部門負責人審批，并不需要經過B部門，按照費用分攤的原則，此項費用需要經過B部門負責人的承認，所以需要手工將B部門負責人添加到流程中。若財務部審批時未看到B部門負責人審批，意味著這筆費用報銷的前置審批不完善，后續費用分攤可能會引起兩個部門之間的矛盾，所以需要特別關注類似情況的審批是否完善。

隨著電子發票的推行，一定程度上方便了各部門報銷流程的提交，但對于財務部來說，則增加了驗證發票是否重復報銷的工作量。利用合適的系統能夠幫助財務人員對此進行檢驗，但若無此條件，財務人員則需要進行手工登記，避免員工使用一張電子發票進行重復報銷。

在日常報銷中還有一個常見的問題就是替票，零星的支出沒有發票，所以找其他發票進行替代。一般情況下，要盡量避免替票情況的出現；如果無法避免，需要報銷人提交其他輔助證據證明支出的真實性；若企業中存在大量替票情況，則應該從源頭尋找解決問題的方法，例如尋找更合適的供應商、在購物平臺開立公司賬戶等。

每家企業由于業務差異以及發展階段的不同，在財務管理力度和內部控制的嚴格程度上會有很大的差別，需要根據企業的需求來設計費用報銷流程，把控風險的同時找到簡化各環節工作的方法，在日常工作中不斷總結要點、積累經驗，在瑣碎的信息中抓住審核關鍵，才能最大限度提升工作效率。

結束語：費用報銷是個很磨人的工作，發現的任何流程、單據上的問題都需要進行溝通，如果溝通不當就會引發各部門的反感和抵觸。面對這種情況，一方面可以在流程、制度中明確財務部對各項費用報銷所需的信息、資料、原始憑證的要求，另一方面則可以根據各部門的建議，思考是否需要對現有的流程進行調整，雙向角度的思考才能幫助財務工作更好地推行。