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我之前工作的企業有上市公司，也有初創企業，有國企也有私企。在上市公司中，所有的工作環節都能夠找到相應的制度和流程進行指導和規范，但在初創期和尚處于成長階段的企業中，管理層的重心放在‘如何迅速增加收入規模’這個問題上，對于業務流程的控制并不特別重視。

在這些企業中，對于合同的管理，通常缺少財務的參與。合同的簽訂不需要經過財務的審批，合同歸檔缺少時效性，通常會導致各種各樣的問題。當問題出現的時候，最終解決問題的工作往往落在了財務部門，需要絞盡腦汁想辦法進行補救，降低企業的風險和損失。

財務是否要進行合同管理，答案是肯定的。合同管理可以簡單分為合同審核簽訂和合同執行跟蹤兩個環節，在每個環節中，財務需要做哪些工作？需要關注哪些重點？我進行了簡要的總結，將歸納為十五個要點。

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關于財務為什要審合同

要點1：合同審核的目的

合同審核是為了確保合同的內容能夠達成合作雙方交易的目的、交易的合法性，合作雙方的權利義務約定清晰明確，這樣可以最大程度上的降低風險。

為了實現這個目的，就需要合同涉及的相關部門，依據專業的知識以及經驗對合同的內容和條款進行審核，站在企業利益的角度，最大限度地降低企業的各類風險，保證合作順利完成。

要點2：財務必須要介入合同審核環節

風險管理貫穿于企業的經營過程中，想要降低經營風險，就需要從源頭開始進行控制。

合同的簽訂作為大部分業務流程的起點，財務在審核環節的介入，可以作為一種事前控制，在合同簽訂前提前預示相關的風險，包含稅務、資金、利潤等方面的風險提示，從而將部分風險斬斷在最前端，避免一切既成事實后再想辦法解決麻煩。

財務需要在合同審核過程中關注哪些方面

要點3：確保合同簽訂的前置工作已經完成

對于大部分企業來說，合同簽訂是業務流程的起點，但針對一些具有特殊業務性質的企業，在簽訂工作前還有其他必要的環節需要完成。

按照項目進行管理的企業，需要進行相關的立項審批，由各部門討論和評判項目的可行性，然后綜合考慮項目是否可以繼續執行。例如一些影視投資和制作公司，內部通常按照影視項目進行管理，由于投資和制作涉及的金額較大，所以通常會先進行立項。通過對于項目的具體內容、執行過程、預算金額的評判，加上對未來收入利潤的測算，綜合考慮是否要進行項目的開發。立項審批過后才會進入合同審核和簽訂流程，對于這類企業，立項審批對于合同簽訂來說是必不可少的前置工作。

還有一部分涉及大型的工程建設、大批量采購的企業，可選擇的供應商范圍較廣，所以為了篩選優質的供應商同時降低企業的建設或采購成本，會利用招投標來進行篩選。通過對于投標企業的規模、實力等方面的綜合評判，最終選定其中一家或幾家供應商來合作，然后才會進入合同簽訂的環節。如果沒有進行招投標，可能會出現舞弊等行為致使企業選擇了不恰當的供應商，最終導致企業承擔不必要的損失。所以根據業務性質，在部分企業中，招投標也是合同簽訂前必要的前置工作。

要點4：合同是否超出預算

這一點在進行付款合同審核中需要特別關注。如果企業按照項目進行管理，在立項過程中會確定項目整體預算；不涉及項目管理的企業，也會有年度預算。

在合同審核的過程中，需要關注合同中約定的付款項目是否在預算的范圍以內，同時還需要關注付款的金額是否超出了預算。

例如企業聘請中介機構協助申報某項政府補貼，需要支付相應的服務費。在編制年度預算的時候，管理費用中并未包含這筆支出，那么這個合同就屬于預算外的合同，需要進一步查看合同條款的約定，慎重進行考慮。如果合同條款約定，企業在收到政府補貼后，再按照一定比例向中介機構支付服務費，那么這筆預算外的支出同時會帶來預算外收入，不會降低企業整體的利潤；如果合同條款約定需要預付這筆費用，如果未來政府補貼申請不成功，企業依然要承擔這筆款項，會降低企業整體利潤，需要提示管理層進行進一步審批。

要點5：合同審批流程合規

審批流程要與相關合同管理制度中的描述一致，需要確保合同經過所有部門具有相應權限的人員審核。例如財務部審核的環節，對于不同類型、不同金額的合同，需要經過不同層級的人員進行審核，小于50萬元的付款合同只需要財務經理審核，大于50萬元的合同在財務經理審核過后還需要經過財務總監審核。這些層級審批可以在OA流程中進行設置，但如果不能自主設置的話，就需要人工進行審批的遞交。

對于某些特殊業務內容的合同，如果審批人員并不清楚具體的合作情況，還可以考慮在流程中人工選擇加簽，將合同轉交給了解情況的人進行審核后，再依據對方的審核結果來進行審批。這就需要審核人員關注前面每一環節的審核人留下的相關審批意見，在里面可能會描述一些合同中存在的特殊情況，例如為何給予額外的折扣、客戶存在某些特殊性等等，這些信息都會幫助財務人員進行綜合的風險評估。

要點6：合同中履約內容描述清晰

合同的履約內容涉及合同的標的物或服務項目、合同金額、交付方式、附加條件、質量條款等等，相對清晰的描述可以避免后續合同在執行中引起雙方對于合同履約內容的分歧。

站在財務的角度，我們首先要評判企業是否有履約能力。客戶需要在15天內交貨1萬件，但企業目前存貨只有3000件，按照目前的生產力測算15天最多也只能生產6000件，還要考慮運輸花費的時間，這樣來看企業在15天內交貨存在一定的困難，如果無法履約就要承擔相應的違約賠償責任。如果其中一部分貨物進行外采，就需要評估相關的成本以及質量因素，還涉及采購資金的支付等問題。

合同履約信息決定財務按照怎樣的原則確認收入成本。按照合同的約定，是某一時點的履約義務還是某一期間內的履約義務，決定著財務上是一次性確認收入還是分期按照履約進度確認收入；是否存在質量保證條款，決定著財務上是否需要確認預計負債。這些財務直接相關的問題，都需要關注履約內容的具體描述。

如果合同描述不清晰，無法將不同性質的履約義務區分開，那么很可能會導致企業需要按照較高的稅率繳納稅款，同時也會在后續的執行過程中，與客戶發生爭執，產生合同糾紛。

要點7：收付款條款需要重點查看

收付款條款主要包含合同結算的方式，是一次性收付款還是分期收付款，收付款賬期有多長，是否存在代收代付的情況等等，這些條款主要影響企業的資金運轉。

企業中對于收付款賬期可能會制定一條標準線，例如客戶的賬期不能超過45天，給供應商的付款賬期在60天，這種標準會指導相應部門在談判中為企業爭取最大利益，避免出現墊付資金的情況。但實際工作中，對于重要的大客戶和戰略合作客戶以及占有強勢地位的供應商，收付款的賬期通常要按照對方的要求，能夠談判的空間較小。對于這種超出標準賬期的情況，財務就需要測算賬期加長對于企業資金的影響，提前進行風險提示。針對客戶和供應商進行信用分析，通過對客戶和供應商規模實力以及以往合作信息的分析，給予管理層一定的建議，輔助其進行決策。

如果出現代收代付的情況，需要利用三方協議來約定清楚各方的權利義務關系，避免出現糾紛后無法進行追責。

要點8：折扣條款符合企業規定

針對客戶折扣，一般按照業務人員的層級，企業會給予不同的折扣權限，例如普通銷售可以給予客戶5%以下的折扣，銷售經理可以給予15%以下的折扣，如果折扣超出15%，則需要營銷總監審批。同時供應商也會按照一定的條件給予企業折扣，這些都屬于合同中的折扣條款。

首先需要關注的是折扣的形式，是提前付款給予折扣，還是按照合作量打折，或者是季度的返點，不同形式的折扣在財務處理上會有區別。同時關注折扣的比例或是金額，是否有超出企業的規定以及個人的權限，是否需要更高層級的審批。折扣的金額會直接影響企業的利潤，需要財務針對合同進行利潤的測算，輔助管理層進行判斷。

要點9：定金、違約金、賠償金的約定

這部分其實主要還是由法務部門進行審核，但財務還是需要關注合規性以及相應的金額。例如定金的比例是否超出合同總額的20%，違約金和賠償金的金額是否過高，什么情況下會被判定是違約等等，這些條款中也潛藏著財務風險。

要點10：開票類型及開票項目的合規

合同中約定是開具增值稅專用發票還是增值稅普通發票？約定的開票項目是否與合同的實質內容一致？開票項目是否超出經營范圍？這些問題都需要一一進行審查。

不能開具增值稅專用發票的服務，如果開具專票，企業就會承擔風險；如果企業的經營范圍中沒有銷售商品這個類目，但卻因為售賣商品需要開具13%稅率的增值稅專用發票，那么后續還需要考慮進行經營范圍的變更；如果明明提供的是營銷服務，對方卻要求開票項目為技術服務，這樣就造成了開票項目與合同實質不一致的情況，存在稅務方面的風險。

要點11：合同簽約主體需要檢查

有些企業不止一家法人主體，會依據業務情況開設不同的子公司，在合同簽訂的時候，需要按照業務規劃來確定簽約的主體是否正確。假如企業有A、B兩家子公司，A公司主要進行影視投資，B公司進行IP開發和授權，合同簽訂的時候就需要注意，所有影視投資合同簽約主體都是A公司，IP開發和授權相關合同簽約主體都是B公司，如果簽約主體出現錯誤，后續可能要涉及合同變更或是內部交易。

另外在簽約主體審核的時候，還需要關注是否為關聯企業，包括基于投資關系所產生的母、子公司，也包括企業董事、監事、高級管理人員個人投資或是擔任職務的公司。前者在財務上涉及合并報表抵消或是投資收益的計算，而后者可能會導致舞弊發生，都需要特別關注。

要點12：合同中相關信息的準確性

合同中的相關信息包含公司名稱、收付款賬戶、開票信息，這些信息雖然財務會提供標準版本或是企業提供標準合同模板，但在合同擬定的過程中，還是會發生信息填寫錯誤的情況。

當企業存在很多個法人主體和銀行賬戶時，經常會有人把這些信息混淆，最常見的是銀行開戶行和收款賬號不一致、開票的公司名稱和稅號不一致。A銀行的開戶行+B銀行的賬號，A公司的名稱+B公司的稅號，這類錯誤很難一眼看出，需要財務人員仔細進行核對。

合同歸檔和執行情況的跟蹤不能忽視

要點13：財務也需要進行合同歸檔登記

在合同管理的工作中，合同歸檔經常容易被忽視。合同簽字蓋章后，可能很長時間都未歸檔，導致財務部門缺少收入成本確認的重要依據。

還有一些公司，合同歸檔的工作主要由法務部門負責，財務部只保留合同掃描件，部門之間的信息傳遞存在一定的時間差，如果出現延誤，則可能會導致財務少確認收入。

如果是在線上使用OA等系統進行合同審批，需要在合同審批流程的最后增加財務歸檔的環節，這樣信息可以實時進行傳遞，消除信息差，確保各部門信息的同步；如果是采用線下審批的方式，則需要手工進行登記，更新存在一定的滯后性。

要點14：把合同臺賬作為復核收入的工具

登記合同臺賬除了可以查找合同的基本信息，包含客戶\供應商名稱、合同金額、合同類型、責任人、簽約時間等等，還需要在臺賬中登記財務相關的信息，例如結算條款、預計收付款日期等。

利用合同臺賬的信息，可以檢查每月收入、成本的確認是否存在遺漏。如果企業沒有完善的信息管理系統，可以為財務人員提供實時的客戶合作情況，那么合同臺賬就是很好的信息來源，可以用來反向檢查財務核算的準確性。

要點15：不要忘了跟蹤合同執行情況

合同執行的情況一般由負責的業務人員進行對接，在日常的工作中可以與業務部門進行溝通了解。

通過定期的財務分析，根據收入情況以及客戶或是項目的數據統計，可以了解到合同執行情況；通過實際與預算的差異分析，可以找出目前合同執行中存在的問題，例如特殊情況導致的延期、客戶流失等；通過合同的收付款條款來查看合同賬期，結合應收賬款管理和客戶信用管理，定期對應收賬款進行復盤和清理，避免壞賬的產生；合同的收付款賬期還可以與資金管理相結合，進行資金預測或是檢查相關部門提交的資金計劃，提前預知未來可能產生的資金風險，確保企業的正常運轉。

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財務需要介入到合同管理的流程中，目的是為了進行風險提示和給出相關建議，事前控制往往比事后補救要更加有效，同時也能最大限度避免企業可能出現的損失。

事后的跟蹤和復盤，更大的作用是在于找出存在問題的環節，想辦法從根本上解決，從而避免同樣的問題再次發生。

合同管理需要各部門進行明確的分工和協作，每個部門都站在自身專業的角度提出意見，這樣才能對于合同的內容進行綜合評判，缺少任何一個部門，合同管理都會出現問題。

結束語：之前曾經遇到一些公司，合同不會經過財務審批，但執行中出現問題卻首先找到財務解決。財務部沒辦法得到實時的信息，在解決時很難推動其他部門，問題最終得不到解決，所有的責任都要財務來承擔。想要避免這種背黑鍋的狀況，就需要與老板溝通，讓財務提前介入到流程里，掌握全面的信息，這才是最佳的解決方案。