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    報銷，對于任何企業都是一個常用詞，也是日常運營中重要的一個環節，特別針對銷售眾多且員工出差機會頻繁的公司，費用報銷不僅與公司財務狀況密切相關，也關系到員工的利益。但是集團公司繁雜的人事體系常常會造成報銷拖拉延誤，給員工帶來不便。因此簡化費用報銷流程并提高操作過程中的透明度，成為每個公司都想要解決的問題。

    先靈葆雅制藥有限公司與GrapeCity合作實施了網上費用報銷系統，在提高報銷效率及透明度方面獲得了良好效益。

    一、客戶背景

    先靈葆雅公司是一家享譽全球的跨國制藥公司，是財富500強企業。總部設在美國新澤西州，并在全球超過125個國家和地區設有業務機構，在20多個國家建有生產設施，員工總數超過30,500。自八十年代末，先靈葆雅公司開始建立在華業務，業務遍及三十多個大中城市，并在上海建有生產設施。公司致力于抗過敏，抗感染、抗腫瘤、皮膚病和降血脂、降膽固醇等心血管領域藥品的研發、制造和推廣，并取得了領先地位。公司還擁有健康消費品及動物保健業務。

    在中國范圍內，先靈葆雅有大量銷售人員分布在全國各地。銷售的日常費用報銷成為企業突出矛盾，這同樣也是大多數制藥公司面臨的難題。

     二、客戶難題

     原先，先靈葆雅的費用報銷流程由于集團公司的管理方式，報銷流程繁瑣不便，矛盾集中體現在如下幾點：

    銷售人員，特別是外地的銷售人員填寫費用報銷單據后，首先需要通過當地主管的審批，再通過郵寄方式寄回位于上海的總部辦公室。經上海總部主管審批和財務審核后，出納才會根據最終審批通過的單據進行支付處理。從銷售人員填寫單據，一直到出納支付款項整個流程結束需要較長時間。

    其次，報銷過程中還包含了大量的無效勞動。例如，由于整個報銷流程環節比較多，目前完全是依靠手工進行處理，在過程中很難進行跟蹤。銷售人員較長時間收不到報銷款項的情況下，往往打電話給財務部人員進行催問。但是財務部人員也無法掌握全盤情況，大量的工作時間被耗費在類似的查詢和答復過程中。

    在報銷過程中還有很多重復的勞動。例如，每個銷售人員都需要手工填寫單據，然后提交給主管審批，和財務審核。流程結束后，財務人員還要將單據逐一輸入到SAP系統中。財務人員的輸入和銷售人員的填寫完全是重復勞動，而且過程中還容易發生因為錯誤而導致的不必要的復查、返工工作量。

    三、GrapeCity網上費用報銷系統

    上述矛盾降低了先靈葆雅的工作效率，也造成不必要的成本浪費。有鑒于此，先靈葆雅希望能將目前的手工報銷過程提升到由自動化系統來完成，從而達到提高員工的滿意度和企業執行效率的目的。經過慎重選型，先靈葆雅選擇了GrapeCity提出的網上費用報銷系統解決方案，并由GrapeCity負責實施。

    GrapeCity針對醫藥行業從業人員出差頻繁，研發、銷售分布廣泛，費用報銷涉及范圍廣等特點，開發了用于差旅辦公、產品專項開發等用途的三張表單，涵蓋先靈葆雅日常運營以及產品開發、推廣活動中牽涉到的各類費用報表，并根據制藥公司銷售工作中遇到的交際情況設計了附件上傳的特殊功能項，輔助審批者進行審批。

    網上費用報銷系統在提高報銷工作效率的同時，也保障了每一筆款項都要經過相關管理人員審批后才能支付。系統通過金額設定審批者的權限范圍，員工可根據部門、產品來選擇審批者。當流程進行到審核階段，部門助理在核對物理單據與系統記錄的費用報銷表單時，可根據情況要求再增加審批者以便確保費用支出的可靠性。

    四、給予客戶的收益

    網上費用報銷系統不僅實現了無紙化辦公的理想，更為先靈葆雅帶來諸多收益：

    提高工作效率 網上費用報銷系統提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時將費用單據上傳總公司審批，保證資金運轉。審批的過程不再需要員工拿著單據在各審批人辦公室、財務部門之間來回折返，系統通過郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動在審批結束后進入下一個與物理單據的審核流程，最后報財務部門等待付現。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運轉，避免了拖沓。

    提升審批透明度 網上費用報銷系統通過權限設置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄。主管按部門、產品項目不同，可查詢自己權責范圍之內的所有差旅辦公、產品專項開發費用等紀錄，而更高層領導者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統還能統計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。

    降低運營成本 網上費用報銷系統設有費用預算管理這一功能項，按年度、季度規劃個人、部門費用預算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費用，并提供預算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預算，可節約不必要的浪費，從而降低企業總體運營成本。

    先靈葆雅制藥有限公司實施網上費用報銷系統獲得了良好收益，既方便了員工也實現了預期目標，可謂“一分耕耘，十分收獲”。

    報銷，從過去動輒耗費幾天乃至數周到只需要十分鐘即能輕松完成，科技不僅改變了工作模式，也為企業找到更講究效率的捷徑。在瑣事上節省一分鐘，意味著員工在有限的工作時間內可以投入更多心力為公司創造財富。此消彼長，效率的提高不言而喻。