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電子郵件現在已極為普遍，這是一個節省時間和金錢的有效工具，它使你能幾乎時刻與你的客戶和辦公室保持聯絡。因此，如果使用得當的話，將為你和你的組織展現一種積極的形象。

而如果使用不當，則會得罪潛在的客戶，并使你由此博取并不希望得到的名聲。

    業務上的謬誤常常會得罪客戶，也許謬誤本身并不是作俑者，然而一旦其與其它的失策融合在一起，或是同樣的錯誤屢屢發生，將不但對你個人，也對你的公司造成傷害。

    下面是商界人士在日常使用電子郵件過程中常見的幾種錯誤，以及如何改進商務行為的建議。

提高個人信件效率

    仔細看一看在與某個人聯絡時，你是如何使用電子郵件群發軟件的。在你的一對一的通信中，注意以下6條提示尤為重要。

    1.使用醒目的主題欄。當收到電子郵件時，人們常常用兩種方法來確定郵件的重要性，即發件人和主題欄。

對于一封在主題欄標記“提醒“的郵件，和另一封標記“提醒：12月3日2:30 p.m.辦公室開會“的郵件，其處理起來是大不相同的。

    2.作為一項準則，郵件應盡量正式化。不要以為別人都會按你所想要表達的意思去理解。為了避免曲解人意，當你與并不是十分熟悉的人聯系時，要盡量直截了當。這一點在群發郵件時更是顯得重要。

    3.需要校正什么？由于打錯或拼錯單詞而造成可信度的喪失是常見的事情，那么不妨多花幾分鐘，用拼寫檢查工具對郵件檢查一遍，并重讀一下郵件，確保郵件前后一致和準確。

    4.將每一封郵件打印出來仔細審閱。這很可能浪費公司紙張和你的時間。取而代之的是，使用更有條理的方法，將來件和發件存放在相應的郵箱里，比如“員工會議記錄“和“熱銷產品提示“。

有些軟件，諸如Eudora（www.Eudora.com）和Lotus Notes（www.Lotus.com）能根據發件人、主題或是郵件正文中的關鍵詞自動將電子郵件分類。

    5.定期查看和回復電子郵件。由于電子郵件使得你與公司內部，與你的零售商、供應商、咨詢人員以及顧客的聯絡變得極為容易，因此，專業人員都希望你定期檢查電子郵件。

良好的開端是每隔幾小時檢查一次。在商務活動中，回復郵件（即便只是一些感謝信）是每個工作日中該做的事情。

    6.使用多個商務電子郵件帳戶。這肯定能加快你的工作效率。方法是：使用一個帳戶處理商務，另一個帳戶處理個人或其它事務，然后讓別人使用相應的郵件帳戶與你聯系。

減少對電子郵件的渴望將使你在工作和家庭生活中更加得心應手。

“免費電子信箱有什么不同？最多也就是容量大小不同了。”其實不然，Internet上的免費電子信箱還有許多的花樣。通常我們將免費電子信箱可分為三種：

1、免費Web電子信箱；2、免費POP3信箱；3、免費轉信信箱。

　　免費Web信箱　這樣的信箱收發信件必須登錄到該網站上，看信寫信一般也是在線進行的，這種免費電子信箱是比較老式的信箱服務，比較有名的是Yahoo信箱、Hotmail信箱。

由于具有致命的缺陷——浪費時間、速度慢，所以現在已經很少有人使用了。不過使用Web收信的惟一好處是對于經常出差在外的朋友，可以隨時隨地上網看信。

　　免費POP3信箱　POP3是一種高級網絡協議，全稱為Post Office Protocol Version 3。使用該協議，用戶使用客戶端軟件能夠動態地、有效地訪問服務器上的郵件。

簡單言之POP3是一種能夠讓客戶端軟件提取駐留于服務器的郵件的協議。這里我們所說的客戶端軟件，也就是平時經常介紹的Outlook、Foxmail等。

免費POP3信箱你仍然可以在Web上操作，而且還可以將郵件介紹到本地硬盤中查看。POP3信箱可以使用各種E－mail軟件，直接把信收到自己的電腦上，寫信、讀信都可在離線情況下進行，而不必登錄到網站上，從而節省了大量的時間，速度也較Web信箱快許多。

現在免費POP3信箱相當流行，如我們經常看到的263、網易、21CN郵箱。

　　免費轉信信箱　其實這種信箱只是一個中轉站，它負責把發到這里的信通通轉到你的真實信箱，免費轉信信箱在國內有126.com，國外有iname.com和bigfoot.com等。

使用這種郵箱主要的好處在于，國內提供免費E－mail站點越來越多，多數網友一般都擁有多個E－mail地址，為了及時查閱信件不得不在各站點間奔波，多有不便。而變更E－mail地址就更麻煩了，每次改換都必須花很多時間把你的新E－mail地址告知朋友。

通過轉信郵箱，就可省去這個麻煩：因為別人是把信先發到轉信地址上再轉入你真正的郵箱里，這時你只要把轉信指針指到新郵箱上即可，別人仍可以使用轉信郵箱給你寫信。

從表面上看，你的郵箱并沒有變化，用不著通知任何人。