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[p]oa目前沒有一個明確的定義。從廣義上說，凡是能夠提高辦公效率的計算機系統（軟件、硬件）都可以稱作oa（office automation system）。一般而言，oa被看作一種以計算機應用為基礎、以網絡應用為核心、將日常辦公工作信息化的軟件。[br]　　oa歷時以久，我借鑒了一些資料，將oa按照應用的不同層次作了一個簡單的劃分：[br]　　第一代oa是以數據為核心的傳統mis系統，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力。其貢獻在于把it技術引入辦公領域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發文等群組協作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。[br]　　第二代oa是以工作流為中心的辦公自動化系統，以工作流為中心，以e-mail、文檔數據庫管理、復制、目錄服務等技術作支撐。第二代oa包含眾多實用功能和模塊，實現了對人、事、文檔、會議的自動化管理。[br]　　第三代oa建立在企業internet平臺之上，旨在幫助企業實現動態的內容和知識管理，使企業每一位員工能夠在協作中不斷獲得學習的機會。同時，有部分廠商提出“協同辦公”理念，注重溝通、協作、知識管理和應用支持等等。[br]　　目前國內的oa系統的研發和應用都處于第二代和第三代的階段。[br]　　當前oa普遍存在的一些問題：[br]　　oa自出現以來，確實很大程度的改變了人們的辦公方式。隨著辦公需求的深入，計算機軟、硬件發展水平的提高，oa軟件出現越來越多，功能也越來越強大。但是，據我們調研，無論是政府還是企業，對這些oa的使用卻并不盡如人意。很多單位花費大量財力和人力，應用了更強大的oa系統，但用戶使用到的功能并不多，使用的程度并不夠，使用的效果并不好，對當前當前oa的滿意度嚴重不足。這些問題，不是某一個提供商、某一款軟件存在的問題，而是整個oa行業的問題。原因何在？我認為，當前oa行業普遍存在以下幾個方面的問題：[br]　　[br]　　1、當前oa試圖將日常辦公的全部事務硬性搬遷到計算機平臺[br]　　在當前oa的設計中，越是強大的系統，功能越繁雜。即使是一個小型oa系統，包括諸如電子郵件、在線短信、手機短信、電子公告、電子論壇、網上審批、公文處理、文件管理、會議管理、檔案管理、日程安排、會議安排、活動安排、人事管理、物品管理、圖書管理、車輛管理……等等無法羅列，不計其數。造成的結果是：一級菜單下面帶二級菜單，二級菜單下面帶三級菜單，僅僅找到某一項功能就會花費不少功夫，更不知多出多少根本就使用不到的功能。[br]　　大型oa更是復雜，不僅具備以上功能，而且可以進行流程的定制、表單的定制、甚至數據字典的定制等等。另外，還可能包括一些概念上的東西，如協同辦公、知識管理等等功能。這些功能，即使是一個計算機相關的專業人士，培訓后也未必能掌握，更何況oa大部分的使用人員是僅僅對計算機日常使用較熟悉的人士。有些大型oa還分多種解決方案，諸如：集團解決方案、政府解決方案、企業解決方案等等，每種解決方案甚至還會對不同的行業進行劃分等等。[br]　　總之，當前oa功能上繁多，使用上復雜。造成這個問題的原因是：當前oa試圖將日常辦公的全部事務硬性搬遷到計算機平臺，沒有做任何系統化的歸納和整理。而我認為，日常的工作確實有很多，但不一定都需要搬遷到計算機上來實現；而很多工作，可以根據計算機的特性和工作本身的內容進行一定的歸納和整理來整合，而不能一味的簡單的將該工作在計算機上實現。[/p]
[p]2、當前oa試圖將工作中的流程硬性搬遷到計算機平臺[br]　　從第二代oa開始，工作流就是當前oa設計的重中之重，甚至出現了一些專門為oa提供工作流引擎的公司，甚至還出現了一個工作流國際標準機構(the workflow management coalition ，簡稱wfmc)。[br]　　工作流包含很多內容，諸如：分支、回轉，異或分支、與分支，同步合并、非同步合并，后退、文件回收等等方式；包括流程監控：管理員及發起者審閱者方便查看流程流轉到哪一步；處理人設置：設置具體用戶（含代辦），部門，崗位，關系（上個步驟操作者的同一部門的某崗位）；固定流程與自由流程方式：根據不同組織機構的管理方式，提供不同方式的流程流轉方式；流程提醒：流程進行到某步驟后，提醒該用戶處理文件；鎖定保護：當文件被多人會簽時，可自動短時間鎖定該文件，防止被他人修改提交后覆蓋；流程步驟執行自定義應用程序：可潛入某個自定義的程序來加強某個步驟的執行效果；條件判斷：可根據表單某個字段的值來選擇下一步流轉方向等等。[br]　　以上內容，即使是計算機專業人士，需要多少時間才能學會和掌握？更何談真正在辦公中良好的應用呢？[br]　　出現這個問題的根本原因：當前oa試圖將工作中的流程硬性搬遷到計算機平臺。日常工作中，確實有很多流程，但這些流程是根據工作的需要而出現的，很多時候不需要預設也無法詳盡的預設；甚至是同一種類型的工作，在不同的情況下工作流程也有區別；現實生活中，原定的工作流程常常因為意外的原因而變化；等等。當前oa很難將現實中的工作流程完全預設；即使是強大到任意設置流程的oa，即使用戶學會了在oa中如何設置繁復的流程，那么用戶在oa中設置流程所花費的巨大時間成本，也會讓當前oa的流程形成雞肋。[br][br]　　3、當前oa試圖改造現有辦公方法甚至管理理念[br]　　由于設計理念的問題，當前oa很難在客戶單位真正有效的得到推行。此時，當前oa往往把責任歸結于領導未能給予足夠的重視。很多oa提供商對oa實施的要求第一點就是領導重視、帶頭使用。誠然，領導的重視和模范作用確實能在很大程度上推動用戶的使用，但如果oa本身應用上無法滿足用戶需求，那么即使領導的力度再大，oa也無法得到切實有效的利用。事實上結果往往會演變為：領導也會發現當前oa從根本上就很難在單位中實施。[br]　　針對于此類情況，有些當前oa提供商又提出了新的概念，有的oa提供商號稱其oa軟件融進了先進的管理理念，用軟件協同管理的提升；有的oa提供商更是明確表示：他們不是銷售軟件，而是銷售管理理念；甚至有的oa提供商同時也提供管理咨詢的業務。（種種oa提供商的手段，我們是不是可以理解為一種潛臺詞：如果一個單位無法使用其oa產品，那說明這個單位的管理理念有待提升？）有些客戶被這些概念所迷惑，不僅購買了oa軟件，還采用了一些oa提供商提出的管理辦法，結果不僅oa軟件沒有給他們帶來期望的效益，連原有的秩序良好的辦公體系也受到影響。[br]　　出現這些問題的原因，是因為在oa軟件無法得到用戶的肯定后，當前oa提供商沒有在自身產品上查找問題的根本原因，而是試圖改造現有的辦公方法甚至管理理念，這種做法無異于削足適履。常規的辦公方法和管理理念能夠正常的運行，自然有其存在的道理；即使可能存在一定的問題，其改良也必須是漸進式的；而當前oa試圖用革命式、一刀切的思路去改革現有體系，無疑會失敗。同時，oa提供商是一家軟件公司，其在管理學上未必有太多的研究，卻魯莽的向客戶提供管理方法，也是極不負責任的。再者，管理學本身就是一個眾說紛紜、百花奇放的局面，某些oa提供商卻企圖用單一的理論來指導工作實踐，是否過于局限了一些？[br][br]　　4、當前oa將工作重點著眼于崗位，而不是“人”本身[br]　　傳統的oa中，權限設計也是一項非常重要的功能。一個oa的用戶，可能是普通的工作人員、或者部門主管、或者單位領導，等等類型，那么這個用戶在oa中具備的權限也就不同，在oa中能做的工作也就不一樣。當然，從軟件設計的角度來說這是很平常的設計。[br]　　但是，組成一個辦公環境的核心是“人”本身，而不是“主管”、“領導”、“員工”等等稱謂的“崗位”。“崗位”是死的，其工作職責是明確的，崗位不會出差、生病、升遷、免職……，崗位無法做崗位以外的任何工作，等等；“人”是活的，其工作的內容也許隨時在變化，人會產生各類特殊的情況，同時人在工作上又有很強的自適應性，等等。當前oa在設計上是面向崗位的（雖然很多當前oa是調整人員崗位的功能，但當前oa本身的工作機制仍然是面向崗位的），所以在面向彈性很大的“人”來使用時，當前oa顯得非常的力不從心，于是出現：用戶單位抱怨oa使用不夠靈活，oa提供商抱怨用戶單位管理不夠規范。[br]　　出現這種情況的原因是當前oa將工作重點著眼于崗位，而不是“人”本身；過分注重了用戶權限的分配與限制，沒有一套行之有效的權限寬泛化機制和用戶信任機制。從理論上來說，只要軟件系統擁有權限修改功能，面對權限的任何變化時系統都能適應，所以當前oa有了權限修改功能就覺得萬事大吉了；但在現實工作中，權限修改不是一種解決方案：管理員沒有時間去做很多細致的權限修改，也無法驗證用戶提出的權限修改是否必要，更不能保證隨時響應用戶的要求；從根本上來說，管理員這一崗位也是由“人”來組成的。[br]　　[br]　　5、當前oa對于資料的管理趨于混亂，知識管理淪為空談[br]　　在當前oa中，不同的信息是以不同的結構（如email、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔等等）在不同的數據庫、主機、文件服務器、應用系統上存在，而這些系統缺乏相互連接的信息渠道，數據被封存并缺乏應有的關聯，數據本身結構上又缺乏統一性和規范性，難以被計算機集成處理，從而給單位獲取有用信息帶來很大的障礙，長期下來，文檔、資料的管理越來越困難。這就是大家常說的“信息孤島”。[br]　　面對這種情況，一些oa提供商提出一種“知識管理”的概念。知識管理包含所謂的知識積累、知識分享、知識的評估等等，然而根據我們調研，甚至一些務實的oa提供商自己也承認，知識管理也就是以前oa軟件中的文檔管理，或者叫檔案管理而已，甚至功能還沒有檔案管理等強。況且很多oa提供商根本沒有真正研究知識管理的內涵，僅在功能菜單上加了一個知識管理的模塊，不但沒有解決原來的信息孤島問題，反而制造了新的信息孤島。當前oa對于知識管理停留在了概念上、口號上。目前在我們所調研的幾十家國內oa中，包括一些號稱知名的oa，沒有一套oa系統中所謂的“知識管理”能在理念上或者技術上有所創新，更多的是一種炒作。[br][br]　　6、當前oa絕大部分采用web方式，極大的降低了用戶體驗[br]　　當前市場上的當前oa，幾乎100%采用了web方式（b/s架構）。當然，web方式有其自身的優點：實施方便、維護簡單、界面友好等等，在很多項目和系統中也得到了非常好的體現。然而，具體到oa這一行業軟件時，web方式是否是最合適的方式，還有待商榷。[br]　　首先，辦公事務中有大量的文檔、表格等內容需要處理，現行的web技術上也能處理，但仍然在速度上、易用性上與桌面應用程序（如word、excel等）有著很大的差距，根據我們調研，即使web頁面直接調用了word控件，在速度上、穩定性上仍然非常不足，用戶更愿意直接使用word辦公。[br]　　其次，oa系統中往往有一些日程安排、工作提醒、即時信息等等內容。采用純web方式，用戶必須打開瀏覽器（ie等），進入oa站點，登錄后才能獲取。而在日常辦公中，可能很多人沒有打開瀏覽器的習慣，即使打開了，也常常在處理完工作后隨手關閉瀏覽器。這時oa的工作提醒、即時信息形同虛設。即使因為領導的要求必須在工作時間打開瀏覽器登錄oa，并且不去關閉它，由于web采用的技術是基于無連接的，其保持在線的技術是采用刷新的方式來模擬，在實際工作中，常常會發生刷新包丟失的情況，導致用戶自動掉線。同時，有一個ie的窗口一直打開在用戶的桌面上，對用戶的其他工作也會產生影響。[br]　　另外，工作中用戶往往需要處理較大的文檔、文件，采用web方式的oa處于文件的方式只有“上傳”一種。web中的上傳會因為服務器的原因而受到很多限制（如iis默認情況下就限制上傳的文件最大只能2m）；基于無連接的web技術處于上傳文件也非常麻煩，很難實現對上傳過程中文件狀態的顯示和控制；web文件上傳的性能也非常的差，上傳過程很容易出錯，而且沒有異常處理機制，一旦出錯就只能重新上傳。[br]　　總之，由于web技術是基于無連接的，在日常辦公實時性要求非常高的場合，是非常不適合的；而當前oa為了簡化開發、一味的追求流行而普遍采用web方式，極大的降低了用戶體驗。[br][br]　　7、當前oa在設計上無法適應特殊的應用環境[br]　　當前oa對于特殊環境考慮的比較少，有些oa會考慮到內外網等一些特殊情況，但具體到某些單位的特殊情況，幾乎沒有一套oa能夠在應用上適合。[br]　　由于很多特殊情況都有比較特殊的原因，這里就不展開討論了。[br]　　[br]　　下一代oa，會變成什么樣子？[br]　　既然寫了這么多問題，我心里當然已經有了一些不是非常成熟的思路。這些思路，可以從上文中看出一些端倪；但是關于下一代oa的整體想法，卻與當前oa的角度完全不同----這也是我敢將本文向大家公布一部分的原因。我會繼續將我的思路完善，并初步實現后與大家分享，時間可能會有點長，敬請期待，謝謝！[br][/p]