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[p]　　所謂時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。善于利用時(shí)間的人不會(huì)把時(shí)間花在需要的事情上，而會(huì)花在值得的事情上。一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。[/p]
[p]　　我的《時(shí)間管理》培訓(xùn)通常是用李宗盛的《忙與盲》這首歌來歡迎每一位入場的學(xué)員的：[/p]
[p]　　曾有一次晚餐和一張床，在什么時(shí)間地點(diǎn)和哪個(gè)對(duì)象，我已經(jīng)遺忘，我已經(jīng)遺忘生活是肥皂香水，眼影唇膏。[/p]
[p]　　許多的電話在響，許多的事要備忘。許多的門與抽屜，開了又關(guān)，關(guān)了又開，如此的慌張。[/p]
[p]　　我來來往往，我匆匆忙忙，從一個(gè)方向到另一個(gè)方向。[/p]
[p]　　忙忙忙，忙忙忙，忙是為了自己的理想，還是為了不讓別人失望？[/p]
[p]　　盲盲盲，盲盲盲，盲得已經(jīng)沒有主張，盲得已經(jīng)失去方向。[/p]
[p]　　忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清歡喜和憂傷，忙得沒有時(shí)間痛哭一場！[/p]
[p]　　培訓(xùn)一開始，我會(huì)問大家：[/p]
[p]　　“你忙嗎？”[/p]
[p]　　“要是忙的話，能有多忙？”[/p]
[p]　　“忙得有目的嗎？還是瞎忙？”[/p]
[p]　　“是忙得心力交瘁，還是忙而快樂著？”[/p]
[p]　　當(dāng)然，我還一定會(huì)問：“各位參加時(shí)間管理培訓(xùn)的期望是什么？”[/p]
[p]　　眾說紛紜之后，我會(huì)請(qǐng)學(xué)員回答以下10個(gè)問題：[/p]
[p]　　你是否曾：[/p]
[p]　　1、在下班回家的路上突然想起今天還有一項(xiàng)工作沒有完成？[/p]
[p]　　2、給對(duì)方打電話，放下電話后突然意識(shí)到該說的事沒說？[/p]
[p]　　3、看到記在某張紙上的電話卻不知是誰的，然后惡作劇地把電話打過去，聽到對(duì)方自報(bào)姓名后馬上把電話放下？[/p]
[p]　　4、認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化？[/p]
[p]　　5、給對(duì)方遞名片時(shí)，突然意識(shí)到僅剩的兩張名片上還記著別人的聯(lián)系信息？[/p]
[p]　　6、記不清把信息記錄在哪里了？[/p]
[p]　　7、別人說你的桌子太亂？[/p]
[p]　　8、想做一件事，比如健身或談戀愛、與家人多在一起等，卻總沒開始或找不到時(shí)間做？[/p]
[p]　　9、別人答應(yīng)你一件事，過了期限后你才想起來？[/p]
[p]　　10、忘記某個(gè)約會(huì)后，謊稱自己生了病或親屬有?。縖/p]
[p]　　看你有多少個(gè)問題回答為“是”：[/p]
[p]　　1、0個(gè)：沒必要參加培訓(xùn)。[/p]
[p]　　2、1-3個(gè)：你的時(shí)間管理很棒，但還有提高的余地。[/p]
[p]　　3、4-7個(gè)：日子過得還不錯(cuò)，但你滿足嗎？[/p]
[p]　　4、8-10個(gè)：祝賀你！你參加培訓(xùn)是來對(duì)了。[/p]
[p]　　培訓(xùn)目標(biāo)：[/p]
[p]　　通過本次培訓(xùn)，學(xué)員應(yīng)能夠：[/p]
[p]　　-說明時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)意義[/p]
[p]　　-明確高效能人士的成功習(xí)慣[/p]
[p]　　-制定人生7個(gè)方面的目標(biāo)[/p]
[p]　　-掌握時(shí)間管理的具體方法[/p]
[p]　　內(nèi)容概要：[/p]
[p]　　單元一：時(shí)間管理的意義——本末兼顧[/p]
[p]　　單元二：時(shí)間管理的原則——要事第一[/p]
[p]　　單元三：時(shí)間管理的方法——集中統(tǒng)籌[/p]
[p]　　時(shí)間管理的意義：本末兼顧[/p]
[p][b]　　時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)[/b][/p]
[p]　　很多人都認(rèn)為，時(shí)間管理的意義在于讓我們工作得更有效率。這確實(shí)是掌握時(shí)間管理技能的一大好處。然而，時(shí)間管理的本質(zhì)并不如此。時(shí)間管理的根本是人生的自我管理。它應(yīng)該是每個(gè)追求成功的人的必備素質(zhì)。[/p]
[p]　　那么，什么又是真正的成功呢？成功包含“效能”和“效率”兩個(gè)方面?！靶堋笔侵敢粋€(gè)人是否在“做正確的事”，即是否確立了適合他自己的人生目標(biāo)并為此行動(dòng)：“效率”是指“正確地做事”，即在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中是否采取了正確的方法并行之有效。因此，時(shí)間管理不僅涉及“效率”，更要關(guān)注“效能”，才能真正體會(huì)到成功所帶來的喜悅。“效能”為本，“效率”是末。[/p]
[p]　　我相信，我們每個(gè)人都會(huì)或多或少地在內(nèi)心深處探尋這樣一個(gè)難解之謎：人活著到底是為了什么？我的人生價(jià)值何在？[/p]
[p]　　既然“效能”為本，那么一個(gè)自然的問題是：你確立了適合自己的人生目標(biāo)嗎？很多學(xué)員正是帶著“如何確定人生目標(biāo)”這樣的疑問來參加培訓(xùn)的。我們常常感嘆：說起來容易，做起來難！所以，這個(gè)世界上成功的人并不多。我們都知道人活著應(yīng)該有目標(biāo)，這說起來確實(shí)容易；但到底怎樣確立目標(biāo)，什么樣的目標(biāo)才是正確的，這的確是個(gè)難題。[/p]
[p]　　“你的天賦才能與世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在?！眮喞锸慷嗟缕鋵?shí)很早就為我們指點(diǎn)了迷津。而遺憾的是，現(xiàn)實(shí)中人們所追求的，往往不是內(nèi)心呼喚的自我，而是攀比與虛榮。這樣得來的結(jié)果，只能是暫時(shí)的滿足，更多的卻是失落。你認(rèn)識(shí)到自己真正的才能了嗎？你知道這些才能如何滿足世界的需求嗎？你若想成功，就從回答這一問題開始吧，否則你很難體會(huì)到生命的意義。[/p]
[p]　　當(dāng)你找到了這個(gè)問題的答案，你就開始有了目標(biāo)——人生效能的起點(diǎn)。人生不是單一的色彩，而是萬花筒。要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，需要關(guān)照人生的各個(gè)方面，這就是你的——人生之輪。[/p]
[p]　　《高效能人士的7個(gè)習(xí)慣》的作者史蒂芬。柯維在研究并采訪過大量的成功人士之后得出：真正成功的人注重人生各個(gè)方面的修煉。[/p]
[p]　　練習(xí)：[/p]
[p]　　-請(qǐng)為自己目前人生的7個(gè)方面從最滿意到最不滿意排序。[/p]
[p]　　-你希望在哪些方面尋求大的發(fā)展？[/p]
[p]　　-你為這幾方面樹立了目標(biāo)嗎？[/p]
[p]　　你對(duì)人生7個(gè)方面的關(guān)照程度，將決定你人生效能的高低。[/p]
[p][b]　　高效能（成功）人士的8個(gè)習(xí)慣[/b][/p]
[p]　　1、積極主動(dòng)[/p]
[p]　　2、以終為始[/p]
[p]　　3、要事第一[/p]
[p]　　4、雙贏思維[/p]
[p]　　5、知彼解己[/p]
[p]　　6、統(tǒng)合綜效[/p]
[p]　　7、不斷更新[/p]
[p]　　8、找到心聲[/p]
[p]　　這8個(gè)習(xí)慣是史蒂芬?？戮S博士在他兩部經(jīng)典著作《高效能人士的7個(gè)習(xí)慣》和《第8個(gè)習(xí)慣》中總結(jié)并倡導(dǎo)的。習(xí)慣1、2、3幫助你實(shí)現(xiàn)個(gè)人成功。習(xí)慣4、5、6和8幫助你實(shí)現(xiàn)人際關(guān)系和團(tuán)隊(duì)的成功。習(xí)慣7幫助你保持恒久的成功。這兩本書值得我們每個(gè)人反復(fù)咀嚼、消化，從而化為行動(dòng)。要想突破時(shí)間管理能力的瓶頸，這兩本書是必讀的。[/p]
[p]　　8個(gè)習(xí)慣都與時(shí)間管理密切相關(guān)：[/p]
[p]　　-習(xí)慣1和8要求樹立正確的人生態(tài)度和時(shí)間觀念。[/p]
[p]　　-習(xí)慣2要求行動(dòng)前要有目標(biāo)，保證做正確的事。[/p]
[p]　　-習(xí)慣3要求實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要有計(jì)劃，保證正確地做事。[/p]
[p]　　-習(xí)慣4、5、6說明與他人合作會(huì)更有效率。[/p]
[p]　　-習(xí)慣7說明僅事業(yè)成功不代表人生的成功，時(shí)間管理要關(guān)照人生的各個(gè)方面。[/p]
[p]　　8個(gè)習(xí)慣的養(yǎng)成，將會(huì)大大提升人生效能?！靶堋碧嵘?，“效率”自然就成了你的關(guān)注點(diǎn)。[/p]
[p][b]　　個(gè)人效率的11個(gè)方面[/b][/p]
[p]　　個(gè)人效率自我檢測。請(qǐng)為自己的各項(xiàng)打分。如傾向左邊的描述，分?jǐn)?shù)應(yīng)為1-5；如傾向右邊的描述，分?jǐn)?shù)應(yīng)為6-10.[/p]
[p]　　11項(xiàng)當(dāng)中你分?jǐn)?shù)偏低的項(xiàng)目，就是你時(shí)間管理“效率”方面需要提高的重點(diǎn)。[/p]
[p]　　工作效率與個(gè)人效率。對(duì)于我們多數(shù)人來說，除了睡覺，生活的大部分時(shí)間都在工作中度過。一個(gè)人對(duì)工作的態(tài)度從很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率則往往代表了個(gè)人的生活效率。[/p]
[p]　　影響一個(gè)人工作效率的原因主要有以下方面：[/p]
[p]　　一、自身因素：如缺乏計(jì)劃，時(shí)間觀念不強(qiáng)，追求完美，不愿委托或授權(quán)等。[/p]
[p]　　二、組織因素：如績效管理等制度不健全，溝通不暢，文山會(huì)海等。[/p]
[p]　　三、環(huán)境因素：如突發(fā)事件多，應(yīng)酬多，同事時(shí)間觀念不強(qiáng)等。[/p]
[p]　　四、技術(shù)因素：如缺乏科學(xué)的時(shí)間管理方法和有效的時(shí)間管理工具等。[/p]
[p]　　問題：影響你工作效率的因素是哪些？[/p]
[p]　　你能改變組織和環(huán)境嗎？[/p]
[p]　　你一定能改變的是：你的自身因素以及找到適合自己的時(shí)間管理方法和工具。時(shí)間管理培訓(xùn)能夠幫助你的也正是自身和技術(shù)兩方面的因素。學(xué)習(xí)時(shí)間管理的意義。一、明確成功（效能）的真正含義。二、采取正確、有效率的方法和工具去實(shí)現(xiàn)成功。[/p]
[p]　　時(shí)間管理的原則：要事第一[/p]
[p][b]　　時(shí)間管理的一個(gè)經(jīng)典游戲[/b][/p]
[p]　　桌上放有兩個(gè)大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭。其中一個(gè)容器中盛有一大半的細(xì)沙，另一個(gè)容器是空的。現(xiàn)在讓你把所有石頭和所有細(xì)沙都放到那個(gè)空的容器中，但條件是細(xì)沙和石頭都不能冒過容器的上端平面，你會(huì)怎么做？[/p]
[p]　　有的人會(huì)先把細(xì)沙全倒入空容器中，然后費(fèi)了九牛二虎之力也無法將所有石頭都塞進(jìn)細(xì)沙，從而達(dá)到規(guī)定的條件。[/p]
[p]　　可如果你先把所有的石頭都放進(jìn)空容器中，然后再倒入細(xì)沙，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在搖一搖、抹一抹之后，輕而易舉地就完成了任務(wù)。[/p]
[p]　　在這個(gè)游戲中，容器象征著什么？細(xì)沙象征著什么？石頭象征著什么？這個(gè)游戲又說明了什么？[/p]
[p]　　容器象征著我們每個(gè)人有限的時(shí)間，不管是一天也好，或是一生也罷。細(xì)沙象征著那些每天糾纏著我們的似乎永遠(yuǎn)也忙不完的緊急的瑣事。石頭象征著關(guān)乎人生效能的大事。這個(gè)游戲說明，倘若我們總先忙瑣事，那么很難成就大事。而如果我們能做到要事第一，那么處理起瑣事來也會(huì)游刃有余。[/p]
[p][b]　　事務(wù)四分類[/b][/p]
[p]　　事務(wù)依重要性與緊急性可分為四類：[/p]
[p]　　我們每個(gè)人對(duì)這四類事務(wù)都會(huì)有自己的判斷。但不管怎樣，我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務(wù)，即首先關(guān)注細(xì)沙；等有了時(shí)間才想到那些石頭，即重要的事務(wù)。重要性與目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的就是要事，而緊急之事往往對(duì)別人而非對(duì)自己重要。緊急且重要的事務(wù)：一定要減少當(dāng)我們過多地或被迫處理緊急之事時(shí)，那些重要而非緊急的事務(wù)遲早會(huì)變得緊迫，使我們陷入“救火隊(duì)員”的模式之中，似乎永無寧日，也體會(huì)不到游刃有余的境界。[/p]
[p]　　顯而易見，要想減少這類事務(wù)的比例，平時(shí)你必須首先關(guān)注重要但不緊急的事務(wù)。[/p]
[p]　　緊急但不重要的事務(wù)：可以委托授權(quán)[/p]
[p]　　我們?yōu)槭裁磿?huì)感到忙而無功，原因往往在于我們把大量的時(shí)間都花在了這類事務(wù)上面。[/p]
[p]　　主管臨時(shí)派的某些活就可能屬于這一類事務(wù)，對(duì)于主管來說重要，對(duì)于你只是緊急。這里幫助你實(shí)現(xiàn)人際關(guān)系和團(tuán)隊(duì)成功的高效能人士習(xí)慣4、5、6和8就會(huì)發(fā)揮作用了。倘若你的人際關(guān)系很差，或委托授權(quán)的能力欠缺，那你只能獨(dú)自忍受這類事務(wù)。如果人緣好，就可以找人幫你來處理這類事務(wù)。[/p]
[p]　　當(dāng)然，委托或授權(quán)不是倒垃圾，不能讓對(duì)方感到你是把自己不愛干的事推給他。高明的委托或授權(quán)，是讓你擁有更多的時(shí)間關(guān)注重要但不緊急的事，而又讓被委托或被授權(quán)方感到你對(duì)他的重視和承擔(dān)該項(xiàng)工作的價(jià)值，因?yàn)榫o急之事往往對(duì)別人而非對(duì)自己重要。[/p]
[p]　　如果你需要提高委托和授權(quán)的能力，建議你參加這方面的培訓(xùn)。[/p]
[p]　　不緊急也不重要的事務(wù)：盡力去放棄[/p]
[p]　　這類事務(wù)往往與你難于戒掉的習(xí)慣相關(guān)，譬如有求必應(yīng)、沉迷于網(wǎng)游、泡吧等等。我們常說積習(xí)難改，改變習(xí)慣真得就那么難嗎？[/p]
[p]　　行為學(xué)的研究表明，如果堅(jiān)持21天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個(gè)新的習(xí)慣。當(dāng)然，這21天，你需要經(jīng)歷如下過程。[/p]
[p]　　1-15天：感到別扭[/p]
[p]　　15-18天：可以自覺地去做了[/p]
[p]　　18-20天：感覺做起來舒服[/p]
[p]　　21天：變得自動(dòng)了！[/p]
[p]　　曾經(jīng)有一位女學(xué)員聽到這“21天”的說法后，按捺不住內(nèi)心的激動(dòng)，同我們分享她的經(jīng)歷。她說自己是個(gè)特別好吃的人，所以過去總覺得用一雙筷子吃不過癮。她有一天立下志愿，吃東西時(shí)能做到“雙筷齊下”，所以她開始練習(xí)用左手吃飯。開始兩周真的很別扭，但過了兩周后就開始有些習(xí)慣了，到了第三周，即差不多21天時(shí)，真的變得熟練自如了！現(xiàn)在只要一個(gè)人吃飯，她就能左右開弓！[/p]
[p]　　習(xí)慣不一定難改，難的是堅(jiān)持！[/p]
[p]　　重要但不緊急的事務(wù)：需要我們最為重視！[/p]
[p]　　這類事務(wù)就是你人生中的大石頭！人生之輪中的7個(gè)方面都屬于這類事務(wù)。你每天的生活，都應(yīng)圍繞它們來展開。這樣一來，你生活和工作行事的優(yōu)先順序是不是就出來了呢？[/p]
[p]　　時(shí)間管理的方法：集中統(tǒng)籌[/p]
[p][b]　　目前常用的時(shí)間管理手段[/b][/p]
[p]　　-以富蘭克林-柯維公司開發(fā)的效率手冊(cè)為代表的紙質(zhì)工具[/p]
[p]　　-以outlook和lotus notes為代表的電子工具[/p]
[p]　　盡管電子工具是辦公現(xiàn)代化的體現(xiàn)，但它時(shí)常并不像紙質(zhì)工具那么方便。這里介紹的紙質(zhì)工具（即下面要講的“效能效率年冊(cè)”），將以上兩類代表性工具的精華濃縮其中。熟練運(yùn)用這套工具，會(huì)大大彰顯你的職業(yè)化水準(zhǔn)。[/p]
[p]　　以終為始，我們來這樣做計(jì)劃：[/p]
[p]　　goal by year，每年設(shè)定目標(biāo)[/p]
[p]　　review by month （atleastquarter），每月（至少每季度）反思回顧[/p]
[p]　　plan by week，每周制定計(jì)劃[/p]
[p]　　live by day！過好每一天！[/p]
[p]　　首先從目標(biāo)開始。每年都要把你最重要的人生目標(biāo)放在首位（goalbyyear）。放下眼前的事，屏息靜氣凝神你的激情所在，這是世界最需要你為之奮斗的?？戮S在其《第8個(gè)習(xí)慣》一書中寫道：“一個(gè)人的使命或生活中的角色通常是發(fā)現(xiàn)出來的，而不是發(fā)明出來的。”譬如我自己，生活的經(jīng)歷讓我發(fā)現(xiàn)“影響他人”是我的一大天賦才能，因此，培訓(xùn)便成為了我人生的一項(xiàng)使命。當(dāng)然，我還有許多其他與“影響他人的才能”相關(guān)的夢(mèng)想，這都是我的激情所在，那么我的人生目標(biāo)便會(huì)圍繞這一主題展開。我2006年與此相關(guān)的最重要目標(biāo)包括：讓柯達(dá)公司各部門從我的咨詢和培訓(xùn)工作中獲得更大的收益；通過為公司內(nèi)部雜志《smile》每期撰稿把積極的影響帶給更多的員工；讓家庭實(shí)現(xiàn)嶄新的過渡（兒子離開幼兒園要上小學(xué)，新居交房還需要裝修）。[/p]
[p]　　最重要的目標(biāo)是你無論如何都要去拚力實(shí)現(xiàn)的。同時(shí)，你也不要忽視人生的其他方面。這就是說，一旦確定好最重要的目標(biāo)，還需對(duì)人生的其他方面作出計(jì)劃和安排。譬如，我2006年的最重要目標(biāo)主要與事業(yè)和家庭有關(guān)，我就會(huì)考慮在精神追求、身體健康、知識(shí)教育、經(jīng)濟(jì)條件和社交生活方面需要做些什么。[/p]
[p]　　確立了目標(biāo)，就要用行動(dòng)將目標(biāo)落實(shí)到每周的生活和工作中（plan by week）。行動(dòng)切忌悶頭前行，不駐足反思。每個(gè)月，至少每個(gè)季度都應(yīng)該對(duì)行動(dòng)進(jìn)行總結(jié)。這樣，你才能真正領(lǐng)略到時(shí)下流行的一個(gè)說法：“活在當(dāng)下”（live by day）的真諦！[/p]
[p]　　每年年終，你是否能像孫悅唱得那樣“這一年總得說來高興的事挺多。身體不錯(cuò)，工作不錯(cuò)，心情也不錯(cuò)”？回首剛剛過去的2006年，我的心情還真不錯(cuò)！最重要的目標(biāo)完成得不錯(cuò)，人生的其他方面也不錯(cuò)。每周都有計(jì)劃，每個(gè)月都有反思，每天過得也都挺充實(shí)快樂。新的一年，我的使命還在延續(xù)，我的激情仍在燃燒，人生之輪依舊是指引我前進(jìn)的方向盤。我相信，到了2007年底，我還會(huì)像那首歌唱的那樣“家人不錯(cuò)，朋友不錯(cuò)，自己也不錯(cuò)”！[/p]
[p][b]　　與時(shí)間管理工具相關(guān)的最重要的5個(gè)概念[/b][/p]
[p]　　以下5個(gè)概念可以涵蓋人生中所有要做的事。效能效率年冊(cè)幫助你管理這5個(gè)概念，也就是你要做的所有的事，從而將你的計(jì)劃真正落實(shí)。這5個(gè)概念是：約見、活動(dòng)、未來活動(dòng)、對(duì)別人的承諾、別人給你的承諾。[/p]
[p]　　約見：日期已經(jīng)確定，有明確的開始時(shí)間，一般也有結(jié)束時(shí)間，如會(huì)議、約見、培訓(xùn)、接機(jī)等。[/p]
[p]　　活動(dòng)：日期也已經(jīng)確定，但沒有規(guī)定開始時(shí)間，優(yōu)先度可由自己確定，如寫報(bào)告、電話通知、發(fā)郵件等。[/p]
[p]　　未來活動(dòng)：未確定名確日期的一般為一周以后的約見或活動(dòng)，如你今年年假何時(shí)休，怎么休還有待安排，這就算未來的活動(dòng)。[/p]
[p]　　對(duì)別人的承諾：不一定有開始時(shí)間，但成果交付有時(shí)間期限。如項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)的工作。[/p]
[p]　　別人的承諾：別人向你交付的成果有時(shí)間期限。[/p]
[p]　　有人可能會(huì)問，人的死亡屬于什么？正常來說，死亡應(yīng)該是未來的活動(dòng)。但如果一個(gè)人想自殺，并且確定好了日期和時(shí)間，就成了約見。上學(xué)也屬于約見。開學(xué)有日期，放假也有日期；上學(xué)有時(shí)間，放學(xué)也有時(shí)間；入學(xué)有期限，畢業(yè)也有期限。[/p]
[p]　　做夢(mèng)是未來的活動(dòng)；你想今晚做夢(mèng)，那是活動(dòng)；你想一睡著就做夢(mèng)，那是約見。[/p]
[p]　　人生中幾乎所有的事都可以被這5個(gè)概念所涵蓋。[/p]
[p][b]　　時(shí)間管理體系的兩個(gè)層面[/b][/p]
[p]　　-時(shí)間安排：每項(xiàng)工作活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間和所需要的時(shí)間。[/p]
[p]　　-信息管理：與每項(xiàng)工作活動(dòng)相關(guān)的信息從何處查找或歸檔于何處。[/p]
[p]　　時(shí)間管理體系是幫助你規(guī)劃、記憶活動(dòng)和時(shí)間安排及有關(guān)信息的一套固定系統(tǒng)，應(yīng)包括：[/p]
[p]　　時(shí)間安排工具：日歷，每日時(shí)間表，每日活動(dòng)表，甘特圖（項(xiàng)目管理工具）等。[/p]
[p]　　信息管理工具：電腦硬盤檔案，軟盤、光盤檔案，紙文件檔案，電話、會(huì)見記錄單等。[/p]
[p][b]　　時(shí)間管理的具體方法[/b][/p]
[p]　　一、每年制定目標(biāo)。[/p]
[p]　　工具：人生之輪[/p]
[p]　　二、每周制定計(jì)劃。[/p]
[p]　　工具：周計(jì)劃[/p]
[p]　　三、未來活動(dòng)安排。[/p]
[p]　　工具：日歷（大概估計(jì)日期，填寫在估計(jì)日期的月份）[/p]
[p]　　四、約見、會(huì)議安排。[/p]
[p]　　工具：日歷[/p]
[p]　　五、每天的安排。[/p]
[p]　　工具：“每日安排表”（見附錄一）。這一工具的特點(diǎn)：a）可以用a4紙自己拷貝；b）自己填寫日期，靈活、經(jīng)濟(jì)；c）管理時(shí)間的維度全面周到，且一目了然。[/p]
[p]　　-在每日下班前計(jì)劃第二天的工作[/p]
[p]　　-首先將日歷中的約見、會(huì)議填入時(shí)間表（參考附錄2）[/p]
[p]　　-將活動(dòng)按優(yōu)先性分成a、b、c、d類[/p]
[p]　　a類：緊急且重要[/p]
[p]　　b類：重要但不緊急[/p]
[p]　　c類：緊急但不重要[/p]
[p]　　d類：不重要也不緊急[/p]
[p]　　-估計(jì)每類活動(dòng)應(yīng)花的時(shí)間（參考附錄3）：[/p]
[p]　　工作不是干了算，而是應(yīng)該算了干！[/p]
[p]　　對(duì)事講效率，對(duì)人講效果：談事可以將時(shí)間卡得死一點(diǎn)，當(dāng)涉及情感，人員發(fā)展等問題時(shí)，留的時(shí)間余地就要大一些。[/p]
[p]　　-將活動(dòng)穿插到約會(huì)的間隙內(nèi)（附錄2）[/p]
[p]　　-第二天上班后根據(jù)臨時(shí)變動(dòng)可對(duì)活動(dòng)優(yōu)先性做適當(dāng)調(diào)整[/p]
[p]　　-每天的工作安排應(yīng)該：首先處理a、b類，然后是c類，努力完成d類，避免拖延[/p]
[p]　　六、別人的承諾。[/p]
[p]　　工具：每日安排表中“別人的承諾”部分。[/p]
[p]　　譬如，當(dāng)有人向你承諾某日作為上交任務(wù)的期限時(shí)，你就可以直接填寫一張?jiān)撊掌诘拿咳瞻才疟?，并將?zé)任人和要交付的任務(wù)記錄在“應(yīng)交付的工作”一欄中。到了該日期，這一記錄就會(huì)給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負(fù)擔(dān)。[/p]
[p]　　七、對(duì)別人的承諾。[/p]
[p]　　工具：可能運(yùn)用到以上所有工具。[/p]
[p]　　因?yàn)槟憬o別人的承諾，如項(xiàng)目管理，可能會(huì)包括約見，活動(dòng)，未來活動(dòng)和別人的承諾。[/p]
[p]　　八、每個(gè)月，至少每季度要做反思回顧。[/p]
[p]　　工具：成績總結(jié)表。[/p]
[p]　　九、集中統(tǒng)籌，將以上所有工具集中在一冊(cè)中，形成自己的人生。[/p]
[p]　　運(yùn)用時(shí)間管理工具的好處[/p]
[p]　　-工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負(fù)擔(dān)。好記性不如爛筆頭！[/p]
[p]　　-幫你輕松有序地完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)人生的各項(xiàng)目標(biāo)。[/p]
[p][b]　　怎樣應(yīng)對(duì)打擾[/b][/p]
[p][b]　　打擾的來源有5p：[/b][/p]
[p]　　一、people人：同事、上級(jí)。永遠(yuǎn)不要把客戶當(dāng)成是打擾，而是機(jī)會(huì)！[/p]
[p]　　二、phone電話。[/p]
[p]　　三、paper公文：信件、與自己無關(guān)的e-mail、文件、沒用的名片等。[/p]
[p]　　四、personal自我打擾：開小差、與別人聊天、打私人電話等。[/p]
[p]　　五、peripheralvision視力所及的環(huán)境干擾：太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌周圍堆放的雜物等。[/p]
[p][b]　　應(yīng)對(duì)打擾的方式：[/b][/p]
[p]　　一、拒絕：不要有求必應(yīng)，而要學(xué)會(huì)善意地拒絕。[/p]
[p]　　二、推遲：幫助對(duì)方認(rèn)清主次，適當(dāng)推遲。[/p]
[p]　　三、減少：為對(duì)方限時(shí)。[/p]
[p]　　四、阻止：規(guī)定不受打擾的時(shí)間和情況。[/p]
[p]　　要想避免打擾且不得罪人，就必須實(shí)踐高效能人士的習(xí)慣4、5、6.[/p]
[p][b]　　怎樣應(yīng)對(duì)人的打擾：[/b][/p]
[p]　　一、“誰”經(jīng)常打擾？同他們溝通，說明自己的工作方式；同他們一起探討如何做好時(shí)間管理。[/p]
[p]　　二、經(jīng)常因?yàn)椤昂问隆贝驍_？如果無書面說明，制作出來，簡明易懂；再因此受到打擾，先讓對(duì)方自己閱讀說明，不明白再來找你。[/p]
[p][b]　　怎樣應(yīng)對(duì)電話打擾：[/b][/p]
[p]　　一、盡量設(shè)置留言電話。[/p]
[p]　　二、不要一有電話就接，每天要有至少1小時(shí)的時(shí)間連續(xù)專注于重要但非緊急的工作。[/p]
[p]　　三、可以留出一段時(shí)間回復(fù)電話。[/p]
[p]　　怎樣應(yīng)對(duì)公文打擾：[/p]
[p]　　一、公文的分類?；顒?dòng)性公文：需要你采取應(yīng)對(duì)行動(dòng)的公文。信息性公文：已處理完需要存檔的公文。[/p]
[p]　　問題：辦公桌上的客戶名片是什么公文？[/p]
[p]　　答案：你如果需要這張名片馬上與該客戶聯(lián)系，則此時(shí)該名片為活動(dòng)性公文。聯(lián)系過后，該名片就成了信息性公文。[/p]
[p]　　二、電子郵件應(yīng)按事務(wù)4分類的優(yōu)先順序處理。[/p]
[p]　　三、辦公桌上只留活動(dòng)性公文，給信息性公文存檔。[/p]
[p]　　四、存檔的原則。一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%；根據(jù)公司要求該存檔的存檔；無章可循的分批歸檔：過一段時(shí)間（一般為一個(gè)月）決定是否需存檔；能用電子版存檔，就不要用紙文檔；需要經(jīng)常用的文件，最好有紙文檔；對(duì)存檔的文件可注明銷毀日期。[/p]
[p][b]　　怎樣應(yīng)對(duì)自我打擾：[/b][/p]
[p]　　一、增強(qiáng)時(shí)間觀念，應(yīng)用時(shí)間管理方法管理好自己的時(shí)間。[/p]
[p]　　二、當(dāng)然，適當(dāng)?shù)摹白晕摇贝驍_也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人。[/p]
[p]　　怎樣應(yīng)對(duì)周圍環(huán)境的打擾：[/p]
[p]　　一、改善時(shí)間管理的第一項(xiàng)切實(shí)工作是整理你的辦公桌。這像你的辦公桌嗎？[/p]
[p]　?。顒?dòng)性公文是否放在“來件籃”和“發(fā)件籃”中？[/p]
[p]　?。娔X屏幕周圍還貼有用于提醒的黃簽紙（即時(shí)貼）嗎？[/p]
[p]　　＊信息性公文是否還在桌面上？[/p]
[p]　?。男┬畔⑿晕募璐鏅n？哪些需扔掉？[/p]
[p]　　＊哪些需保留一段時(shí)間再?zèng)Q定是否存檔？有地方保留這些文件嗎？[/p]
[p]　?。欠穹诸愐渍遥縖/p]
[p]　?。k公室、桌面是否成了“周圍環(huán)境”干擾？[/p]
[p]　　二、職業(yè)化的辦公桌干凈整潔，一般具備以下核心物品就夠了：電話、電腦、常用文具、活動(dòng)性文件（來件籃、發(fā)件籃）、“效能效率年冊(cè)”。問題：[/p]
[p]　　1）回顧你的“人生之輪”需要發(fā)展的方面。你如何針對(duì)這些方面采取行動(dòng)？[/p]
[p]　　2）回顧“個(gè)人效率的11個(gè)方面”中你的薄弱環(huán)節(jié)，現(xiàn)在準(zhǔn)備如何提高？[/p]
[p]　　3）你在時(shí)間管理上還有哪些獨(dú)到的經(jīng)驗(yàn)值得今后借鑒？[/p]
[p]　　作者：張延龍[/p]
[p]　　來源：中國人力資源網(wǎng)[/p]