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ERP開發應收帳款控制管理要點解析

admin
2010年7月25日 0:51 本文熱度 6892
    應收帳款與發票管理是erp系統開發中的難點之一。因為其跟其他單據不同,具有比較多的綜合性。如跟銷售訂單、發貨單、裝運憑證、價格表等都息息相關。而且涉及到財務管理方面的知識,更加具有專業性。筆者在這篇文章中,也不能夠將所有的知識點都一一講到。只能夠將其中的主要矛盾拉出來,供大家參考。如下圖所示,這就是一個應收帳款與發票生成的典型界面。筆者就圍繞這個圖形來做展開說明。

 

一、應收帳款與發票管理的主要流程

    筆者認為,系統分析師在分析開發應收帳款管理與發票管理的時候,一定要對這個業務背后的邏輯有一定的了解。也就是說,一定要先掌握實務處理中的主要環節,然后再來進行分析設計。具體的來說,要掌握以下幾個日常的業務活動。

    一是銷售員接受訂單的處理。在這個活動中,一般銷售員接受訂單,然后有銷售經理審核,再有銷售員錄入到系統中。在這個環節中比較重要的是企業內部銷售訂單的連續編號。這跟后續的應收帳款與發票管理有比較重要的影響。

    二是信用管理。現在大部分企業,采取的都是賒銷。此時信用額度的控制對于應收帳款的安全性就至關重要。所以在應收帳款的管理中,這個信用額度也是不能夠忽略的一個因素。

    三是應收帳款生成的時機。那么什么時候該生成應收帳款呢?這要看企業具體的情況。不過有一個基本的要求,就是在應收帳款生成的時候,需要滿足“發生”、“截止”'“計價”等方面的認定。具體的說,就是已經生成的應收帳款企業確實是發生了的;并且記錄的時間也滿足會計期間的需求;同時計價和分攤也是符合相關會計規則的。由于這涉及到比較專業的財務知識,故系統分析師在開發這個應用之前,對于財務管理的相關知識也需要了解。

    四是壞帳的核銷與提取情況。企業生成的應收帳款并不一定實實在在能夠收到款。由于客戶破產等原因,企業的應收帳款很可能會出現壞賬。此時企業往往會采取帳齡分析表等工具來提高應收帳款的安全性。當發生壞帳的時候,要及時進行核銷(因為這不僅僅是帳務上的處理,還直接影響到企業的稅收)。為此應收帳款還跟后續的壞賬計提、帳齡分析表等等掛鉤。

    以上這些內容是應收帳款與發票管理中的涉及的主要內部活動。了解這些內容,對于系統分析師開發這塊功能會有很大的幫助。

二、應收帳款管理與控制中的要點

    接下來,筆者對相關要點進行總結。不過在敘述之前,筆者需要強調一點。由于不同企業的特殊性,在設計系統的時候需要考慮到。即在設計某一個限制的時候,即要考慮到相關法律法規對這方面做出的要求,同時也需要注意企業實際的操作。對于有差異的地方,最好能做一個開關,讓用戶來選擇具體的操作方式。這可以提高系統的靈活性。

    要點1:生成應收帳款或者發票的前置單據。

    erp系統是環環相扣的,應收帳款管理也不例外。那么應收帳款的前置單據是什么呢?注意,不同的企業對這個地方會有不同的要求。如根據企業會計制度等相關法規的要求,必須要根據裝運憑證才能夠確認應收帳款并開發票。而有些企業,則可能只需要有發貨單或者銷售訂單就可以了。為此在這里就需要設置一個開關,在系統基本設置中,用戶可以根據需要來選擇應收帳款的前置單據。可以選擇一種,也可以選擇多種。

    根據筆者這幾年的了解,一般上市企業,由于需要嚴格遵守企業會計制度,所以會有倉庫與裝運兩個不同的部門。生成應收帳款時根據的就是裝運憑證而不是倉庫的發貨單。而大部分中小企業,發貨單采用的比較多。而一些家電賣場,則很多是根據銷售訂單來生成發票的。

    要點2:應收帳款與發票的編號控制。

    一般企業的上級管理部門,都會要求企業的應收帳款與發票在編制的時候,都需要連號。因為從稅務或者其他管理部門的角度看,企業可能會虛報資產,來誤導投資者。也有可能不完整的記錄收入,以實現逃稅的目的。為此會計事務所在審計企業業務的時候,會根據國家的要求對重要單據的編號也進行連續性的審核。這也就要求系統能夠支持這種需求。如在生成單據的時候,需要自動進行連續編號。對于用戶刪除單據時,有時候也需要做出限制。如不允許刪除,而只允許進行作廢操作。如果確實需要刪除的,則還需要開發一個配套的“重新編號”工具。在期末,對于當月生成的單據重新編號,并打印歸檔。

    要點3:期間的限制。

    在應收帳款與發票的控制上,“截止”也是一個很嚴格的限制。具體的說,截止就要求企業在應收帳款生成時能夠考慮到會計期間的要求。簡單的說,就是2011年1月2日的確認的收入,其應收帳款就不能夠坐在2010年12月份。這會使得2010年的收入虛高。而從系統的角度考慮,就是說系統在生成應收帳款的時候,需要考慮到系統當前的會計期間、對應的銷售訂單、裝運憑單上的日期。當發現這幾個日期對不上(一般來說是年和月對不上、特別是年份),就需要提醒用戶存在這種差異。如果企業嚴格執行會計制度(如一些上市企業),則這種行為是完全禁止的。即使是中小企業,一般也不允許。當然也有例外。總之在這個期間管理上,也需要設置一個開關。即當違背這種情況的時候,是提醒用戶呢,還是徹底的禁止。

    要點4:生成發票時金額等需要重新計算與核對。

    一般來說,銷售訂單上會有一個總的金額。此時如果根據銷售訂單來生成應收帳款與發票的話,那么這個合計的金額是否可以直接從前置單據上帶過來呢?從理論上是可以的,但是筆者并不建議這么做。我們都知道,一般在應收帳款與發票上會有產品、數量、金額、總計等信息。在實際工作中,由于各種因素會導致發票應收帳款與前置單據上的金額不一致。如銷售訂單上是根據整張訂單來計算稅額,而發票上則可能要求根據產品來計算稅額。此時金額上就有所差異。雖然這個差異不大,但是在財務上仍然是不允許的。為此這就要求系統在設計的時候,在應收帳款與發票生成的過程中,不能夠直接帶出前置單據的合計金額,而需要對其進行重新計算。當有差異的時候,需要提醒用戶。

    要點5:前后單據的關聯查詢。

    其實從剛開始的流程分析中,大家就可以看到,應收帳款與發票是一個中間單據。前面根銷售訂單、發貨單、裝運憑證等等掛鉤。而后面則跟帳齡分析表、收款單等等掛鉤。為此在應收帳款管理中,還需要設計前后單據的關聯查詢。即從應收帳款單據中能夠向前追溯查詢到銷售訂單,向后可以查詢到收款單、壞賬計提等情況。


該文章在 2010/7/25 0:51:59 編輯過
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