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集團(tuán)應(yīng)用點(diǎn)晴OA工作流已經(jīng)有幾年的時(shí)間了，從最早的請假調(diào)休這些簡單常用的工作流開始應(yīng)用，到現(xiàn)在涉及十多個(gè)部門的工程項(xiàng)目合同工作流，我們一步一步的把工作流應(yīng)用滲透到了很多部門及工作中，確實(shí)提高了不少效率，減少了中間溝通的時(shí)間成本，也減少了扯皮等問題的發(fā)生。

工作流應(yīng)用的多了以后，管理起來問題也比較多，如何能夠更有效率的進(jìn)行管理，我這里根據(jù)我們?nèi)粘５墓ぷ骺偨Y(jié)了幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，僅供參考。

1、流程分類

對所有流程按照流程性質(zhì)或部門進(jìn)行分類，就像我們管理電腦中的文件一樣，分成文件夾后找起來就方便多了。

2、表單分類

同上，可以對表單進(jìn)行分類，建立兩級目錄。

3、流程及表單命名

流程及表單的命名要直接能夠體現(xiàn)出流程的用途，一般直接關(guān)聯(lián)到表單，使用原有工作名稱即可；如果涉及到多子公司獨(dú)立設(shè)計(jì)的情況，需要增加子公司的簡稱到流程名最前。表單名建議與流程名字對應(yīng)，比如流程叫“ABCD流程”，那么表單就叫“ABCD表單”，并且與流程目錄對應(yīng)存到表單目錄下。

4、表單設(shè)計(jì)

表單盡量不用word另存的方式導(dǎo)入，因?yàn)閣ord會生成很多垃圾代碼。控件的名稱進(jìn)行與描述文字一致，同樣不用寫具體人，這個(gè)你用手機(jī)訪問的時(shí)候就知道了。表單設(shè)計(jì)需要很多HTML的知識，多學(xué)點(diǎn)對這個(gè)工作流設(shè)計(jì)工作有很大好處。

5、文號規(guī)范

文號這個(gè)就是具體的流程生成時(shí)的名字，這個(gè)優(yōu)選也規(guī)范一下，一般設(shè)置成不能修改，可以增加前綴即可。文號可以使用流程名加日期的格式，可以使用表達(dá)式來自動生成，比如“CGD+年月+3位流水”，具體表達(dá)式規(guī)則請參看工作流對應(yīng)的提示。

這樣起名的好處就是以后查找起來方便，可以直接使用名稱來進(jìn)行查詢。

6、步驟命名

現(xiàn)在具體到設(shè)計(jì)流程步驟了，每一步要明確出當(dāng)前是誰在辦理，做的什么動作，如果一個(gè)人在流程中有多個(gè)步驟，更是需要區(qū)分出來直接的差別，可以使用增加序號的方式加以區(qū)分。步驟命名這里說了要顯示誰在辦理，但是不要將這里的人具體化，也就是不要寫成“張三審批”這個(gè)樣子，因?yàn)檫@個(gè)步驟可能明天就不是張三來審批，而換了李四，這樣每次都需要跟著修改工作量會很大，這里可以使用職務(wù)名稱來寫，比如寫“財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批”，這樣李四來接替他也沒有問題。

7、權(quán)限范圍

權(quán)限這塊也是調(diào)整比較頻繁的工作，這里的建議就是能設(shè)置崗位的就設(shè)置崗位，盡量不要具體到人，跟第6點(diǎn)提的類似，為了避免人員的變動跟著變動。

8、默認(rèn)人

設(shè)置步驟的默認(rèn)人這是一個(gè)小事，但是這樣的小事做好了才能體現(xiàn)工作的細(xì)致。比如說總經(jīng)理批完了他的工作后，往下轉(zhuǎn)交時(shí)，主辦人沒有給他默認(rèn)設(shè)置或者設(shè)置的不合理，他會覺得這個(gè)流程有問題，就是這個(gè)工作沒有做好，所有這個(gè)小細(xì)節(jié)一定要做好并且檢查好。

9、條件

需要分條件設(shè)置時(shí)，條件盡量不要太復(fù)雜，因?yàn)樵谶@里設(shè)置條件太多的時(shí)候，是很容易混亂的。實(shí)在不行就單獨(dú)做個(gè)工作流也比設(shè)置這個(gè)條件要簡單。再有就是這里的條件如果有刪除的，它的序號是按從上往下排的，設(shè)置的條件表達(dá)式跟著也要變。

多個(gè)條件公用的接收流程必要時(shí)單獨(dú)再復(fù)制一個(gè)，不要混在一起用了，單獨(dú)加一個(gè)步驟會更簡單。

10、圖形流程

工作流優(yōu)選都是可視化顯示的，點(diǎn)晴OA中這一點(diǎn)非常棒，看著直觀方便。優(yōu)選也是按照邏輯順序把相關(guān)的步驟有條理的進(jìn)行整理，而不是簡單的堆到一起，是沒有幾個(gè)人看這個(gè)，但是管理起來自己還是方便些。

再有就是每次做工作流之前優(yōu)選能夠形成流程圖，這個(gè)可以要求需求部門來做，并且這個(gè)流程是需要相關(guān)部門確認(rèn)過的。在點(diǎn)晴OA里設(shè)計(jì)完的流程如涉及到較大的修改，優(yōu)選將流程和表單導(dǎo)出進(jìn)行備份，我們一般把這些文檔都存到點(diǎn)晴OA中的單位共享文檔相應(yīng)目錄里，如果需要找的話也方便。